Apărați-vă: Securitatea în Office

Despre acest curs

Acest curs include:

Trei lecții în ritm propriu și două sesiuni de exerciții pentru experiență practică.
Un scurt test la sfârșitul fiecărei lecții; testele nu sunt notate.

O Cartelă de referințe rapide pe care o obțineți în urma cursului.

Obiective

După terminarea acestui curs veți ști să:

Crearea de parole robuste și protejarea cu parolă a documentelor în Microsoft® Word, Excel și PowerPoint.
Înțelegerea importanței utilizării unui software antivirus.
Definirea unei macrocomenzi și setarea nivelurilor de securitate pentru macrocomenzi pentru protejarea împotriva virușilor.
Verificarea unei semnături digitale în vederea verificării dacă a fost creată de o sursă de încredere.

Lecțiile din acest curs cuprind principiile de securitate pentru toate programele Office. Însă, sesiunile practice utilizează Microsoft Word 2003 și Microsoft Excel 2003. Este necesară instalarea acestor programe pe computer pentru a parcurge sesiunile practice.

O parolă puternică ajută la protejarea documentelor.

În meniul Instrumente, faceți clic pe Opțiuni, apoi faceți clic pe fila Securitate pentru a selecta setările de securitate.

În mod asemănător blocării accesului persoanelor la computerul dumneavoastră utilizând o parolă, se poate „bloca" un document. Aveți posibilitatea de a proteja cu parolă documentul dacă nu doriți să fie vizualizat sau editat de către alte persoane.
Protejarea cu parolă a documentelor este disponibilă în diverse programe Office. În Word, Excel și PowerPoint metoda este exact aceeași.
În meniul Instrumente, alegeți comanda Opțiuni, apoi faceți clic pe fila Securitate. Aici aveți posibilitatea de a selecta dintre mai multe opțiuni, inclusiv criptare de fișier și partajare de fișier, pentru a vă proteja documentul.
Opțiunea Parolă pentru deschidere este proiectată pentru protejarea documentelor. Opțiunea Parolă pentru modificare nu este o caracteristică de securitate. Ea este proiectată pentru prevenirea modificărilor accidentale ale documentelor.
Informații despre opțiuni suplimentare în fila Securitate, cum ar fi Opțiuni de confidențialitate, sunt incluse în Cartela de referințe rapide de la sfârșitul cursului.
Pentru mai multe informații referitoare la securizarea documentelor în alte programe Office, consultați subiectele despre securitate din Ajutor ale fiecărui program.

Sunt două opțiuni de bază la protejarea cu parolă: Parolă pentru deschidere și Parolă pentru modificare.

Pentru a preveni vizualizarea unui document de către utilizatori neautorizați, se poate solicita o Parolă pentru deschidere pentru acel fișier.
La setarea unei Parole pentru deschidere pentru un document, este utilizată criptarea pentru a proteja conținutul fișierului. Aveți chiar posibilitatea de a selecta tipul de criptare utilizat pentru acel document. Gândiți-vă la criptare ca fiind un tip de încuietoare, iar la parolă ca fiind cheia.
În secțiunea practică, veți vedea cum să alege tipul de criptare utilizat pentru un document. Cartela de referințe rapide conține o legătură către mai multe informații referitoare la criptare.
De asemenea, se poate permite altor persoane citirea documentului (cunoscut sub numele de document cu acces doar la citire), dar se va solicita o Parolă pentru modificare.
Solicitarea unei parole pentru modificare nu criptează conținutul fișierului. Această setare nu permite persoanelor ce nu cunosc parola să salveze modificările efectuate în documentul original, dar permite efectuarea de modificări și salvarea documentului într-un fișier nou cu un nume diferit.
Notă Se pot seta ambele tipuri de parolă pentru un singur document, astfel încât va fi necesară o parolă pentru a deschide documentul și o parolă pentru a-l modifica.

Alte persoane pot avea acces la documentele dvs. - fișierele nu sunt așa sigure precum credeți.

Unele setări ce apar în fila Securitate, inclusiv unele care par a fi caracteristici de securitate, nu realizează efectiv securizarea documentele.
De exemplu, Acces recomandat doar la citire (disponibil în Word și Excel) nu securizează un document. Este doar o indicație pentru cititori - o persoană poate, totuși, edita documentul.
Panoul de activitate Protejare document și caracteristicile Protejare documente (disponibile în Word) nu securizează nici ele documentele împotriva atacurilor rău intenționate. Ele protejează formatul și conținutul documentelor în colaborarea cu colegii. Aceste caracteristici sunt ideale pentru lucrul la un document împreună cu un grup de colegi de încredere.

O parolă puternică este asemănătoare unui lacăt, ea va bloca accesul pentru majoritatea persoanelor -, dar poate fi totuși spartă. (Multe persoane vor urma acest curs, prin urmare nu ar trebui utilizată parola arătată aici).

Nici o parolă nu este 100 la sută sigură. Întotdeauna poate fi ghicită sau descoperită. Totuși, se pot mări șansele în favoarea dvs. utilizând o parolă puternică.
O parolă puternică nu poate fi descoperită cu ușurință de către altcineva. Ar trebui utilizate parole puternice de fiecare dată când este necesară o parolă. De exemplu, pentru logonul computerului, pentru înregistrare în contul Web sau pentru protejarea documentelor.
Parolele puternice:

Conțin cel puțin șapte caractere.
Conțin atât majuscule cât și litere mici, cifre și un simbol între poziția a doua și a șasea.
Arată ca o colecție de caractere aleatoare.
Nu conțin caractere ce se repetă.
Nu conțin caractere consecutive, cum ar fi 1234, abcd sau qwerty.
Nu conține modele, teme sau cuvinte complete (în nici o limbă).
Nu utilizează cifre sau simboluri în loc de litere similare. De exemplu, $ pentru S sau 1 pentru l, deoarece acest lucru face parolele mai ușor de ghicit.
Nu utilizează părți din numele de utilizator pentru conectarea la Internet sau într-o rețea.

Schimbați frecvent parolele - cel puțin o dată la fiecare lună până la o dată la fiecare trei luni. La înlocuirea parolei, asigurați-vă că este total diferită de cea anterioară și nu reutilizați nici o porțiune din vechea parolă.
Fiți precaut atunci când o casetă de dialog Microsoft Windows vă întreabă dacă doriți ca Windows să memoreze o parolă. Dacă spuneți da, oferiți de fapt acces la elementul protejat prin parolă tuturor celor ce fac logon pe acel computer.

Dacă uitați parola, nu vi se va permite accesul.

Dacă uitați parola nu aveți ce face. Nu vi se va permite accesul.
Este posibil ca situația să nu fie așa dramatică, în funcție de parola pe care ați uitat-o. Dacă este o parolă de rețea, administratorul o poate reseta. Dacă este parola de la un cont pe Web, majoritatea furnizorilor de servicii vă vor trimite un mesaj de poștă electronică cu parola sau un memento., dar dacă uitați parola pentru deschiderea unui document, nu vi se permite accesul până când nu vă reamintiți.
Unele persoane spun să nu vă notați niciodată parola; altele spun să păstrați lista într-un loc sigur știut numai de dvs. (fie scrisă pe hârtie sau într-un alt fișier din computer, de exemplu, un mesaj de poștă electronică). Nimeni nu sugerează scrierea parolelor pe un bilet și lipirea lor pe monitorul computerului.
Este o chestiune legată de simțul comun; luați decizia în funcție de cât de importantă este informația pe care o aveți protejată cu parolă.
Depinde de dvs.

Instrucțiunile pentru activitatea practică apar într-o fereastră separată alături de Excel.

Activitate practică în Excel

Aveți probleme cu sesiunile de activitate practică?

Consultați sfaturile noastre de depanare

Este rândul dvs. În această sesiune practică veți adăuga o parolă unui registru de lucru Excel ce conține informații confidențiale cu privire la acțiuni. Veți avea ocazia de a explora diferite opțiuni de parolă.
Veți crea o parolă puternică și veți avea nevoie de o modalitate de a o memora - notați pe hârtie, introduceți-o într-un document Word sau bazați-vă pe memoria dvs. excelentă.
Deși acest exercițiu utilizează Excel, opțiunile de parolă din Word și PowerPoint funcționează la fel.

Despre sesiunea de activitate practică

Când faceți clic pe Activitate practică cu Excel, pe computer se va descărca o foaie de lucru de practică ce se va deschide în Excel, iar alături va apărea o fereastră separată cu instrucțiuni privind activitatea practică (a se vedea imaginea). Notă Trebuie să aveți Excel 2003 instalat pe computer.

Sfaturi

Dacă instrucțiunile pentru activitatea practică nu sunt vizibile sau dacă dispar atunci când faceți clic în Excel, faceți clic pe butonul din bara de activitate Ajutor Excel, apoi pe butonul Împărțire automată din colțul de stânga sus al instrucțiunilor.
Dacă instrucțiunile pentru activitatea practică acoperă spațiul Excel, faceți clic pe butonul Împărțire automată din colțul de stânga sus al instrucțiunilor.

Înainte de a începe

Închideți Excel dacă el este deja în curs de executare.

Porniți activitatea practică

Faceți clic acum pe butonul Activitate practică cu Excel.
Dimensiune descărcare: 15 KO (<1 min la 56 Kbps)

Virușii vă pot ataca computerul.

Pentru a parcurge pașii necesari securizării computerului, sunt necesare informații de bază despre sursele de infecție. Cunoașteți inamicul: un virus este un program ascuns într-un alt fișier ce poate deteriora documentele sau computerul. O macrocomandă este o secvență de comenzi automatizată.
Această lecție vă oferă mai multe informații despre viruși și macrocomenzi, iar acest lucru vă poate ajuta în lupta pentru securizare.
Faceți clic pe Următorul pentru a continua să citiți singuri această lecție.

Există multe surse potențiale de viruși, inclusiv dischetele, mesajele de poștă electronică, fișierele partajate și documentele descărcate.

Un virus este un program ce poate fi ascuns în interiorul altui fișier - se poate automultiplica și răspândi în alte fișiere sau documente. Diferiți viruși pot cauza diferite tipuri de daune: unii pot scana Agenda Microsoft Outlook® și trimite mesaje de poștă electronică nedorite tuturor adreselor; alții pot distruge efectiv informații de pe hard disk.
Aproape toți virușii încearcă să se multiplice și să infecteze alte fișiere sau computere.
Computerul este în permanență amenințat de viruși. Fișiere partajate, rețele și dischete, atașări de poștă electronică, poșta electronică pe Web, fișiere de descărcat și site-uri Web periculoase sunt unele din potențialele pericole peste care trebuie să treceți. Documente sau atașări aparent inofensive pot conține viruși mortali.

Agrafa vă informează că un mesaj de poștă electronică din Outlook are o atașare.

Atașările de poștă electronică constituie una din modalitățile cele mai des întâlnite prin care computerul poate fi infectat cu un virus. Uneori doar deschiderea mesajului poate declanșa virusul. După cum se observă în imaginea din partea stângă, este ușor de văzut dacă un mesaj are o atașare - are o agrafă.
Este posibil ca un nou virus să fi fost lansat de la ultima actualizare a programului de antivirus. Prin urmare, fiți întotdeauna atent la atașări.
Fiți în special circumspect dacă mesajul provine de la cineva pe care nu-l cunoașteți (sau de la care nu așteptați un mesaj) sau dacă linia subiectului arată suspect.
Dacă sunteți îngrijorat că mesajul este infectat, aveți posibilitatea oricând de a trimite expeditorului un mesaj și de a cere confirmarea, înainte de a-l deschide. Dacă mesajul se dovedește a purta un virus, ștergeți-l fără a-l deschide, apoi ștergeți-l din folderul Elemente Șterse .
Sfat Dacă apăsați SHIFT+DELETE se va șterge mesajul definitiv într-un singur pas rapid.

Software-ul antivirus vă protejează computerul de virușii cunoscuți.

Cea mai importantă apărare împotriva virușilor este software antivirus. Instalați-l, utilizați-l și actualizați-l mereu. În cazul în care computerul este într-o rețea, probabil că administratorul rețelei se ocupă de aceste lucruri. Acest software este esențial ca apărare împotriva virușilor.
Software-ul antivirus este destinat detectării virușilor cunoscuți. Deoarece viruși noi sunt creați constant, este esențială actualizarea programului antivirus. Când un nou virus este creat, creatorii programului antivirus vor avea în mod normal o actualizare disponibilă pentru descărcare pe site-urile Web, în câteva ore.
Software-ul antivirus utilizează două metode de filtrare de bază: scanează pentru viruși un fișier la descărcarea lui sau scanează la deschiderea unui fișier. Ar trebui să consultați programul antivirus pentru a afla dacă scanează toate fișierele automat sau dacă trebuie să faceți ceva pentru a declanșa scanarea înainte de a descărca fișiere. Dacă descărcați fișiere fără a le scana întâi, există posibilitatea să aveți fișiere infectate stocate pe computer.
Pentru mai multe resurse despre programe antivirus, consultați Cartela de referințe rapide de la sfârșitul cursului.

O macrocomandă poate executa rapid o secvență de pași și comenzi ce altfel ar consuma timp.

Ați auzit de macrocomenzi, dar ce sunt ele?
O macrocomandă este o secvență de comenzi ce se poate executată automat. Este foarte utilă pentru executarea automată unui set de pași repetitiv. De exemplu, un program macrocomandă poate fi utilizat pentru a automatiza o serie de acțiuni de rutină cum ar fi verificarea ortografică și pentru a verifica majuscule ce urmează după punct într-un document lung. Programele Office au incluse macrocomenzi pe care probabil nici nu le-ați observat. În special Microsoft® Access utilizează multe macrocomenzi.
De ce trebuie sa fiți prevăzător cu privire la macrocomenzi?
Din nefericire, oricine poate scrie o macrocomandă ce include o secvență de comenzi dăunătoare. Comenzile dăunătoare pot face ceva simplu cum ar fi să adauge sau să șteargă text dintr-un document sau chiar să elimine date din computer.
Vestea bună este că programele Office se pot configura pentru a detecta macrocomenzi. Mergeți la lecția următoare pentru a afla mai multe despre protejarea computerului.

Ar trebui să descărcați pe computer numai în fișierele în care aveți încredere.

Detectarea macrocomenzilor și certificatele digitale permit descărcarea macrocomenzilor din surse de încredere.

Există două caracteristici de securitate în Word, Excel și PowerPoint ce sunt esențiale în protejarea împotriva virușilor din macrocomenzi:

Detectarea macrocomenzilor utilizând niveluri de securitate.
Caracteristica Încredere în șabloanele și programele de completare instalate

Aceste două caracteristici interacționează între ele și trebuie setate amândouă pentru a reduce vulnerabilitatea computerului.
Înainte de a intra în detaliu cu privire la aceste caracteristici, este necesar să cunoașteți mai multe despre modul de a decide în cine să aveți încredere. Se poate face acest lucru uitându-vă la „acreditările" creatorului macrocomenzii de pe un certificat digital.

Un certificat digital.

Certificatele digitale sunt emise de autorități de certificare comercială, cum ar fi VeriSign, Inc., care efectuează cercetări pentru a verifica dacă macrocomenzile creatorilor sau producătorilor de macrocomenzi (cunoscuți sub numele de editori) sunt de încredere. Veți afla în sesiunea practică cum să verificați un certificat.
Deși există posibilitatea de „autocertificare", autocertificatele nu sunt considerate „de încredere". Totuși, ele pot fi utile pentru uz intern.
Pentru mai multe informații referitoare la crearea certificatelor digitale, consultați Ajutor Microsoft pentru produsul Office sau articolele listate în Cartela de referințe rapide.
Certificatele digitale au o dată de expirare sau pot fi revocate. Se poate seta verificarea de revocare în Microsoft® Internet Explorer 3.0 sau o versiune ulterioară.
Un certificat digital se utilizează pentru semnarea macrocomenzilor, creând o semnătură digitală pe macrocomandă. Un certificat digital poate fi utilizat de multe ori pentru a crea multe semnături digitale.
Notă Deși certificatele digitale pot fi utilizate pentru documente și mesaje de poștă electronică, precum și pentru macrocomenzi, ele nu sunt utilizate în același fel. Pentru mai multe informații referitoare la semnarea documentelor, consultați Cartela de referințe rapide.

Caseta de dialog Avertisment de securitate.

Prin definiție, nu există surse de încredere - trebuie să aveți deja încredere în ele înainte de a le adăuga la lista de Editori de încredere. La prima încercare de a deschide orice fișier ce conține o macrocomandă sau o semnătură digitală, veți vedea o casetă de dialog Avertisment de securitate (vedeți imaginea din partea stângă).
La bifarea casetei de selectare Se acordă întotdeauna încredere macrocomenzilor de la această sursă de publicații, acel editor este adăugat surselor de încredere atât pentru macrocomenzi, cât și pentru alte fișiere., dar dacă faceți clic pe Activare macrocomenzi, macrocomanda se va executa doar de data aceea.
Este necesară acceptarea unui certificat o singură dată și toate fișierele semnate cu acel certificat vor fi acceptate pe viitor. Prin urmare, este important să verificați dacă certificatele sunt actuale. Instrucțiuni pentru modalitatea de setare a verificării de revocare sunt listate în Cartela de referințe rapide.

Pentru a seta nivelurile de securitate în Word, Excel și PowerPoint, faceți clic pe butonul Securitate macrocomenzi în fila Securitate din caseta de dialog Opțiuni, apoi faceți clic pe nivelul de securitate dorit.

Aveți posibilitatea să setați Word, Excel și PowerPoint să detecteze macrocomenzi. Aceste programe au o varietate de niveluri de securitate pentru macrocomenzi astfel încât să aveți posibilitatea de a alege nivelul cu care sunteți confortabil.
Maxim     Toate macrocomenzile vor fi dezactivate chiar dacă dețin certificate digitale valide. De asemenea, această setare dezactivează toate programele de completare Com și toate fișierele .dll ale Etichetelor inteligente, ce pot fi necesare pentru ca programele Office să funcționeze în mod normal.
Superior     Dacă nu există un motiv anume pentru a nu utiliza această setare, Superior este probabil setarea de utilizat. Aceasta este setarea implicită. Deși macrocomenzile provenind din sursele de încredere se vor executa, se va solicita confirmarea la macrocomenzile necunoscute, dar semnate, iar macrocomenzile ce nu sunt semnate vor fi dezactivate.
Mediu     Macrocomenzile provenind din surse de încredere se vor executa, dar veți fi solicitat la toate macrocomenzile necunoscute, inclusiv cele nesemnate.
Minim     Ar trebui să fiți foarte sigur cu privire la utilizarea acestei setări. Nu se vor primi solicitări sau avertismente. Toate macrocomenzile se vor executa.
Diverse programe pot avea setate diferite niveluri de securitate. Prin urmare, nu uitați să verificați Word, Excel și PowerPoint.

Debifați caseta de selectare Încredere în șabloanele și programele de completare instalate pentru a reduce vulnerabilitatea computerului la macrocomenzi rău intenționate.

La începutul acestei lecții a fost menționată o caracteristică numită Încredere în șabloanele și programele de completare instalate. (Un program de completare este un program suplimentar ce adaugă comenzi sau caracteristici personalizate la Microsoft Office.) Există o casetă de selectare pentru această caracteristică ce este bifată în mod implicit în lista Editori de încredere în caseta de dialog Securitate.
Nivelele de securitate pentru macrocomenzi descrise în secțiunea anterioară interacționează cu această caracteristică. De exemplu, chiar dacă nivelul de securitate pentru macrocomenzi este setat pe Maxim, în cazul în care caseta de selectare Încredere în șabloanele și programele de completare instalate este bifată, toate programele de completare instalate vor fi considerate de încredere. De asemenea, macrocomenzile din fișiere din unele foldere de șabloane și foldere de pornire vor fi considerate de încredere. (Toate celelalte macrocomenzi vor fi preluate de setările de securitate.)
Ce înseamnă acest lucru? Pentru a reduce vulnerabilitatea computerului la macrocomenzi rău intenționate, este recomandată debifarea casetei de selectareÎncredere în șabloanele și programele de completare instalate. În caz contrar, macrocomenzile și programele de completare din folderele menționate anterior vor fi executate fără ca dvs. să fiți consultat.
Debifarea casetei de selectare Încredere în șabloanele și programele de completare instalate nu înseamnă ca veți primi constant avertismente de securitate cu privire la macrocomenzile create de Microsoft. Aceasta deoarece de la primul avertisment se poate accepta Microsoft ca editor de încredere.
Pentru un rezumat complet al diverselor setări, consultați Cartela de referințe rapide.

Instrucțiunile pentru activitatea practică apar într-o fereastră separată alături de Word.

Activitate practică în Word

Aveți probleme cu sesiunile de activitate practică?

Consultați sfaturile noastre de depanare

Este momentul să verificați nivelurile de securitate pentru macrocomenzi. Această sesiune practică utilizează Word, dar se pot urma aceiași pași pentru verificarea macrocomenzilor în PowerPoint și Excel.
Veți avea posibilitatea de a vizualiza un certificat digital și veți încerca celelalte setări de securitate.
Important Sesiunea practică conține o macrocomandă semnată digital pentru a vizualiza un certificat digital. (Dacă executați macrocomanda, aceasta va șterge un cuvânt din document.) După ce faceți clic pe Practică în Word, în funcție de setările de securitate prezente, poate apărea un avertisment de securitate cu privire la existența macrocomenzilor în fișierul de practică. Pentru a efectua practica, faceți clic pe Activare macrocomenzi (poate fi necesară bifarea casetei de selectare Se acordă întotdeauna încredere macrocomenzilor din această sursă de publicații.). Dacă faceți clic pe Dezactivare macrocomenzi, Word se va deschide, dar nici pașii practici și nici documentul de practică nu se vor deschide. Dacă nivelul de securitate pentru macrocomenzi este setat pe Maxim, macrocomanda va fi dezactivată automat. Pentru a efectua practica, setați nivelul de securitate pentru macrocomenzi la Superior, apoi reveniți înapoi la Maxim când terminați.