Bibliotecile de documente SharePoint II: Totul despre extragere
Ar trebui să știți să adăugați și să editați fișiere într-o bibliotecă SharePoint sau urmați cursul Bibliotecile de documente SharePoint I: Introducere în partajarea fișierelor.
Firma dvs. utilizează un site Windows SharePoint Services 3.0 sau
Microsoft Office SharePoint Server 2007? Dacă da, trebuie să urmați al
doilea curs despre bibliotecile de documente. Veți învăța cum să
extrageți un fișier astfel încât numai dvs. să aveți posibilitatea să
lucrați la el. De asemenea, veți învăța cum să arhivați fișierele, plus
alte detalii utile.
Pentru a afla mai multe despre acest curs, citiți textul în acest curs, Obiective și Despre acest curs sau căutați în cuprins. Apoi faceți clic pe Următorul pentru a începe prima lecție.
Pentru a afla mai multe despre acest curs, citiți textul în acest curs, Obiective și Despre acest curs sau căutați în cuprins. Apoi faceți clic pe Următorul pentru a începe prima lecție.
Extragerea este importantă atunci când bibliotecile devin aglomerate.
Când dvs. și colegii vă veți obișnui să lucrați cu biblioteca
SharePoint, aceasta va deveni un centru înfloritor de activitate. Toți
vor deschide și edita fișiere tot timpul! Ca urmare, lucrurile pot
deveni confuze dacă mai multe persoane încearcă să editeze un singur
fișier în același timp.
Întotdeauna se poate face clic pe numele fișierului și alege Editare, după cum s-a explicat în cursul Bibliotecile de documente SharePoint I: Introducere în partajarea fișierelor. Dar în situații de utilizare intensă ca acestea, dacă trebuie să lucrați la un fișier mai mult de 15 minute, recomandăm să extrageți mai întâi fișierul. Acesta îl va rezerva pentru dvs., astfel încât alte persoane să nu îl poată modifica în timp ce lucrați la el.
Există și alte avantaje pe care le va explica acest curs.
Faceți clic pe Următorul pentru a afla totul despre extragere.
Întotdeauna se poate face clic pe numele fișierului și alege Editare, după cum s-a explicat în cursul Bibliotecile de documente SharePoint I: Introducere în partajarea fișierelor. Dar în situații de utilizare intensă ca acestea, dacă trebuie să lucrați la un fișier mai mult de 15 minute, recomandăm să extrageți mai întâi fișierul. Acesta îl va rezerva pentru dvs., astfel încât alte persoane să nu îl poată modifica în timp ce lucrați la el.
Există și alte avantaje pe care le va explica acest curs.
Faceți clic pe Următorul pentru a afla totul despre extragere.
Cum funcționează extragerea.
Cum funcționează extragerea unui fișier pentru a fi utilizat în
Word 2007, Excel 2007 sau PowerPoint 2007? Iată o explicație generală.
Extrageți fișierul. În acest moment, fișierul este rezervat astfel încât numai dvs. să lucrați la el.
Editați și salvați.
Editați fișierul făcând clic pe numele său în bibliotecă. Când se
deschide fișierul, lucrați la el și salvați de câte ori aveți nevoie. Cu
toate acestea, atunci când salvați, modificările dvs. nu vor apărea
încă altor persoane.
Arhivați fișierul. Când arhivați fișierul, alte persoane vor vedea modificările și vor avea posibilitate să editeze fișierul.
Extrageți fișierul. În acest moment, fișierul este rezervat astfel încât numai dvs. să lucrați la el. Editați și salvați.
Editați fișierul făcând clic pe numele său în bibliotecă. Când se
deschide fișierul, lucrați la el și salvați de câte ori aveți nevoie. Cu
toate acestea, atunci când salvați, modificările dvs. nu vor apărea
încă altor persoane. Arhivați fișierul. Când arhivați fișierul, alte persoane vor vedea modificările și vor avea posibilitate să editeze fișierul.
Animație despre cum se arhivează un fișier.
Pentru a extrage un fișier astfel încât acesta să fie utilizat în
Word 2007, Excel 2007 sau PowerPoint 2007, plasați indicatorul peste
numele fișierului, faceți clic pe săgeata în jos care apare, apoi faceți
clic pe Verificare la ieșire. Apoi editați fișierul făcând clic pe numele său. Când închideți în final fișierul, vi se va solicita să îl arhivați.
Dar să vedem cum funcționează. Cristina Potra trebuie să editeze acest document Strategie de marketing Contoso. Pentru că alte persoane pot încerca să editeze documentul în același timp, ea îl va extrage înainte să îl editeze. Faceți clic pe Redare pentru a vedea cum procedează.
Dar să vedem cum funcționează. Cristina Potra trebuie să editeze acest document Strategie de marketing Contoso. Pentru că alte persoane pot încerca să editeze documentul în același timp, ea îl va extrage înainte să îl editeze. Faceți clic pe Redare pentru a vedea cum procedează.
Caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale determină locul unde este amplasat fișierul.
Poate că vă întrebați: „Unde este amplasat fișierul când este extras?” Bună întrebare.
Dacă bifați caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale afișată în această imagine, fișierul va fi stocat în computer. Vom descrie locația exactă imediat.
Dacă nu bifați această casetă de selectare, fișierul va rămâne pe server cât timp este extras.
În ambele situații, fișierul va fi rezervat pentru dvs., iar modificările pe care le efectuați nu vor fi văzute de alții decât după ce îl arhivați. Însă, dintre cele două opțiuni, recomandăm să bifați caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale. De ce? Faceți clic pe Următorul pentru a afla răspunsul.
Dacă bifați caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale afișată în această imagine, fișierul va fi stocat în computer. Vom descrie locația exactă imediat.
Dacă nu bifați această casetă de selectare, fișierul va rămâne pe server cât timp este extras.
În ambele situații, fișierul va fi rezervat pentru dvs., iar modificările pe care le efectuați nu vor fi văzute de alții decât după ce îl arhivați. Însă, dintre cele două opțiuni, recomandăm să bifați caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale. De ce? Faceți clic pe Următorul pentru a afla răspunsul.
Extragere cu ajutorul folderului Ciorne SharePoint.
Iată procesul de bifare a casetei de selectare Utilizare folder ciorne locale:
Când
extrageți fișierul, acesta va fi stocat într-un folder din computer.
Dacă utilizați Microsoft Windows XP, acesta este extras în Documentele
mele\My SharePoint Drafts. Iar în Windows Vista, acesta este extras în
Documente\Ciorne SharePoint. Acest lucru poate fi foarte util când
folosiți un laptop. Aveți posibilitatea să lucrați cu fișierul în timp
ce călătoriți, chiar dacă nu aveți o conexiune Internet cu biblioteca.
Când
editați și salvați fișierul, modificările se vor salva în folderul
Ciorne, nu în bibliotecă. În plus, veți observa că salvarea fișierului
va fi mult mai rapidă, deoarece nu se efectuează printr-o conexiune la
Internet.
Când
arhivați fișierul, alte persoane vor vedea modificările. Și fișierul va
fi disponibil pentru ca alte persoane să lucreze la el.
Pe scurt, recomandăm să bifați caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale. Aceasta vă permite să călătoriți cu fișierul și accelerează procesul de salvare a acestuia.
Când
extrageți fișierul, acesta va fi stocat într-un folder din computer.
Dacă utilizați Microsoft Windows XP, acesta este extras în Documentele
mele\My SharePoint Drafts. Iar în Windows Vista, acesta este extras în
Documente\Ciorne SharePoint. Acest lucru poate fi foarte util când
folosiți un laptop. Aveți posibilitatea să lucrați cu fișierul în timp
ce călătoriți, chiar dacă nu aveți o conexiune Internet cu biblioteca. Când
editați și salvați fișierul, modificările se vor salva în folderul
Ciorne, nu în bibliotecă. În plus, veți observa că salvarea fișierului
va fi mult mai rapidă, deoarece nu se efectuează printr-o conexiune la
Internet. Când
arhivați fișierul, alte persoane vor vedea modificările. Și fișierul va
fi disponibil pentru ca alte persoane să lucreze la el.
Utilizatorii Windows Vista vor primi, probabil, un mesaj de eroare când bifează caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale.
Un lucru pe care utilizatorii Windows Vista trebuie să îl cunoască: dacă încercați să bifați caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale, este posibil să vedeți acest mesaj de eroare.
Aveți posibilitatea să faceți clic pe OK și să extrageți în continuare fișierul. Dar acesta nu va fi extras în folderul Ciorne SharePoint. Aceasta înseamnă că nu obțineți avantajul de a edita fișierul offline. În schimb, trebuie să aveți în permanență o conexiune Internet la bibliotecă pentru a edita fișierul.
Dacă aveți încredere în biblioteca cu care lucrați (de exemplu, dacă este o bibliotecă din firma dvs. și aveți încredere în fișierele stocate acolo), aveți posibilitatea să adăugați URL-ul site-ului SharePoint în lista de site-uri de încredere din Internet Explorer. Dacă faceți acest lucru, veți elimina mesajul de eroare pentru acest site. Informații despre cum să procedați se află în Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs.
Aveți posibilitatea să faceți clic pe OK și să extrageți în continuare fișierul. Dar acesta nu va fi extras în folderul Ciorne SharePoint. Aceasta înseamnă că nu obțineți avantajul de a edita fișierul offline. În schimb, trebuie să aveți în permanență o conexiune Internet la bibliotecă pentru a edita fișierul.
Dacă aveți încredere în biblioteca cu care lucrați (de exemplu, dacă este o bibliotecă din firma dvs. și aveți încredere în fișierele stocate acolo), aveți posibilitatea să adăugați URL-ul site-ului SharePoint în lista de site-uri de încredere din Internet Explorer. Dacă faceți acest lucru, veți elimina mesajul de eroare pentru acest site. Informații despre cum să procedați se află în Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs.
Altă modalitate de a arhiva un fișier.
Probabil ați remarcat în animație că i s-a solicitat Cristinei să
arhiveze fișierul după ce l-a închis. Acest lucru este foarte
convenabil; însă, dacă ați extras un fișier în folderul local de ciorne
și nu aveți o conexiune Internet la bibliotecă, nu vi se va solicita să
arhivați fișierul.
Ce faceți în această situație? Simplu: îl arhivați după ce restabiliți conexiunea Internet la bibliotecă, de exemplu, când reveniți la birou. Și faceți aceasta utilizând browserul Web. Plasați indicatorul peste fișierul din biblioteca de documente, faceți clic pe săgeata în jos care apare, apoi pe Verificare la intrare.
Notă De asemenea, după ce reveniți la birou, aveți posibilitatea să deschideți fișierul, apoi să îl închideți. Vi se va solicita atunci să îl arhivați.
Important Nu va apărea niciun memento automat care să vă amintească să arhivați un fișier. Așa că, aveți grijă să vă amintiți acest lucru când reveniți la birou.
Ce faceți în această situație? Simplu: îl arhivați după ce restabiliți conexiunea Internet la bibliotecă, de exemplu, când reveniți la birou. Și faceți aceasta utilizând browserul Web. Plasați indicatorul peste fișierul din biblioteca de documente, faceți clic pe săgeata în jos care apare, apoi pe Verificare la intrare.
Notă De asemenea, după ce reveniți la birou, aveți posibilitatea să deschideți fișierul, apoi să îl închideți. Vi se va solicita atunci să îl arhivați.
Important Nu va apărea niciun memento automat care să vă amintească să arhivați un fișier. Așa că, aveți grijă să vă amintiți acest lucru când reveniți la birou.
O pictogramă de extragere apare atunci când o persoană
extrage un fișier. Plasați indicatorul peste pictogramă pentru a vedea
cine l-a extras.
Ce văd utilizatorii atunci când un fișier este extras? Aceștia văd
pictograma de extragere care apare pentru fișier, afișând un pătrat
verde cu o săgeată albă. În imagine, vedeți că fișierul Strategie de marketing Contoso
a fost extras. Dacă poziționați mouse-ul peste o pictogramă de
extragere, veți vedea cine a extras fișierul. În acest caz, Cristina
Potra extrage fișierul.
Ce se întâmplă dacă utilizatorii încearcă să editeze acest fișier, oricum? Ei primesc mesajul „Fișier în uz”, care explică faptul că fișierul este blocat pentru editare de către Cristina. Ei îl pot deschide doar în citire, însă vor vedea versiunea anterioară celei la care lucrează Cristina.
Ce se întâmplă dacă utilizatorii încearcă să editeze acest fișier, oricum? Ei primesc mesajul „Fișier în uz”, care explică faptul că fișierul este blocat pentru editare de către Cristina. Ei îl pot deschide doar în citire, însă vor vedea versiunea anterioară celei la care lucrează Cristina.
Cum se renunță la extragerea unui fișier.
Imaginați-vă că extrageți un fișier și că lucrați la el un timp.
Apoi vă gândiți că modificările nu sunt atât de bune cum ați crezut
inițial. Așa că acum doriți ca fișierul să revină la forma la care era
înainte să îl extrageți. Acest lucru se face simplu, fără a fi necesar
să anulați toate modificările din document.
Cum? Anulați extragerea. Plasați numai indicatorul peste fișier, faceți clic pe săgeata în jos care apare, apoi faceți clic pe Se renunță la Verificare la ieșire. Fișierul va reveni la forma dinaintea extragerii.
Cum? Anulați extragerea. Plasați numai indicatorul peste fișier, faceți clic pe săgeata în jos care apare, apoi faceți clic pe Se renunță la Verificare la ieșire. Fișierul va reveni la forma dinaintea extragerii.
Apare o mică modificare la această casetă de dialog dacă o bibliotecă cere extragerea.
Uneori, persoanele responsabile cu site-ul dvs. configurează o
bibliotecă ce solicită să extrageți întotdeauna fișierele. Cum veți afla
aceasta? Are loc o mică modificare atunci când încercați să editați
fișierul. Veți vedea că opțiunea de a edita fișierul s-a modificat în Verificare la ieșire și Editare.
Această configurare se utilizează de obicei în multe organizații. De fapt, este posibil ca firma dvs. să aibă librării configurate astfel și ca dvs. să fi extras fișierele fără să vă dați seama de aceasta.
Această configurare se utilizează de obicei în multe organizații. De fapt, este posibil ca firma dvs. să aibă librării configurate astfel și ca dvs. să fi extras fișierele fără să vă dați seama de aceasta.
Un exemplu tip de site Windows SharePoint Services 3.0 sau Office SharePoint Server 2007.
Rețineți, acest curs descrie doar modul în care funcționează
bibliotecile în Windows SharePoint Services 3.0 și Microsoft Office
SharePoint Server 2007. Dacă extrageți un fișier și utilizați o versiune
anterioară, veți observa anumite diferențe.
Cum aflați ce versiune aveți? Aceasta este o întrebare obișnuită. Întrebați persoana responsabilă cu site-ul. Dacă dvs. sunteți această persoană, întrebați atunci persoana care a configurat serverul. Cel mai probabil, această persoană se află în departamentul IT.
Cum aflați ce versiune aveți? Aceasta este o întrebare obișnuită. Întrebați persoana responsabilă cu site-ul. Dacă dvs. sunteți această persoană, întrebați atunci persoana care a configurat serverul. Cel mai probabil, această persoană se află în departamentul IT.
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu