Bibliotecile de documente SharePoint III: Lucrul cu istoricul versiunilor

Despre acest curs Acest curs include: O lecție în ritm propriu. Un scurt test la sfârșitul fiecărei lecții; testele nu sunt notate. O Cartelă de referințe rapide pe care o obțineți în urma cursului.

Obiective După terminarea acestui curs veți ști să: Descoperiți dacă biblioteca stochează automat versiuni anterioare. Vizualizați istoricul versiunilor unui fișier. Restabiliți la o versiune anterioară a unui fișier. Aflați diferența dintre versiunile majore și minore și de ce specificați una dintre acestea.

Înainte să urmați acest curs, trebuie să aveți:

• Abilitatea de a adăuga și edita fișiere dintr-o bibliotecă SharePoint.
• Abilitatea de a extrage fișierele dintr-o bibliotecă SharePoint.

Sau urmați cursul Biblioteci de documente I și Biblioteci de documente II.

---

Firma dvs. utilizează un site Windows SharePoint Services 3.0 sau    sau Microsoft Office SharePoint Server 2007? Este posibil ca bibliotecile să fie configurate să stocheze versiuni anterioare, caz în care beneficiați de avantaje deosebite. Urmați acest curs și aflați de ce.
Pentru a afla mai multe despre acest curs, citiți textul în acest curs, Obiective și Despre acest curs sau căutați în cuprins. Apoi faceți clic pe Următorul pentru a începe prima lecție.

Când se stochează versiunile unui fișier, aveți posibilitatea să faceți referire la ele și chiar să reveniți la una.

---

Ați lucrat vreodată la un document pentru o perioadă mai lungă de timp, săptămâni, luni sau chiar ani? Este uimitor cât de mult se poate modifica un fișier. Uneori, acesta se poate modifica atât de mult, încât cu greu recunoașteți varianta inițială atunci dacă o vedeți.
Dar stați puțin, ce-ar fi dacă ați dori să vedeți varianta inițială? Sau dacă ați dori să vedeți o versiune anterioară a fișierului care să vă amintească de o anumită decizie? Sau poate că ați făcut o greșeală gravă astăzi și trebuie să vă „întoarceți în timp” să restabiliți documentul la o versiune mai veche.
Aveți posibilitatea să faceți acestea atunci când sunt activate versiunile pentru o bibliotecă de documente SharePoint.

Istoric versiuni va apărea în meniu dacă biblioteca este configurată să stocheze versiuni.

---

Cum aflați dacă biblioteca urmărește versiunile? Plasați mouse-ul peste un fișier, faceți clic pe săgeata în jos care apare, apoi căutați comanda Istoric versiuni.

Cum arată istoricul unui fișier.

---

Când faceți clic pe Istoric versiuni pentru un fișier, vedeți o listă de versiuni, fiecare cu un număr de versiune și cu data și ora versiunii. De asemenea, se poate vedea cine a modificat fișierul pentru fiecare versiune. Versiunea curentă este listată în prima de sus.
În acest exemplu, versiunea curentă este versiunea 6.0. 

Redare     Derulare înapoi

Animație despre cum se văd versiunile mai vechi.

---

Cum deschideți, de fapt, o versiune mai veche a unui fișier, astfel încât să faceți referire la el? Faceți clic pe data și pe ora versiunii. Rețineți că versiunile mai vechi se deschid ca fișiere doar în citire, acestea nu pot fi editate. Faceți clic pe Redare pentru a vedea o animație care arată cum se verifică istoricul versiunilor unui document de strategie de marketing, afișat aici.

Trei situații în care se creează versiuni.

---

Când se creează versiunile? De câteva ori. Cele mai importante situații pe care trebuie să le cunoașteți sunt:

 Când adăugați pentru prima dată fișierul în bibliotecă.

 Când editați un fișier, îl salvați, apoi în închideți.

 Când extrageți, editați și arhivați fișierul.

---

Dacă doriți să utilizați comentarii pentru a descrie lucrul efectuat pentru o versiune, se recomandă să extrageți fișierul, să îl editați, să îl salvați, apoi să îl arhivați. Când arhivați fișierul, aveți posibilitatea să adăugați comentarii care să descrie lucrul efectuat.
Aceasta este ceea ce a făcut Dragoș Dumitriu cu acest fișier, de trei ori. De fiecare dată, a extras fișierul, l-a editat și l-a salvat, apoi l-a arhivat. De fiecare dată când l-a arhivat, a adăugat un comentariu. Aveți posibilitatea să vedeți aceste comentarii pe latura din dreapta a imaginii.
Ar fi avut însă posibilitatea să editeze pur și simplu fișierul, să îl salveze și să îl închidă, pentru că versiunile s-ar fi creat în continuare automat. Dar în acest caz, nu ar fi fost posibil să adauge comentarii. Comentariile se pot adăuga numai atunci când extrageți și arhivați un fișier. 

Cât de înapoi poate merge istoria?

---

Există o limită pentru numărul de versiuni care se pot stoca într-o bibliotecă? În majoritatea cazurilor, nu. Dar rețineți că persoanele responsabile cu site-ul pot seta limite dacă doresc să economisească spațiu-disc pe site. Când atingeți această limită, ciornele cele mai vechi se șterg primele. Aceasta nu reprezintă, de obicei, o problemă. Documentele devin de obicei tot mai bune, pe măsură ce progresează, de aceea versiunile mai vechi ajung mai puțin valoroase. Dar, dacă sunteți interesat să salvați fiecare versiune veche, rugați persoana care a configurat biblioteca să vă spună numărul de versiuni care se stochează. Și, dacă este necesar, renunțați la extragere, utilizând caracteristica Se renunță la Verificare la ieșire dacă decideți că nu aveți nevoie să stocați o anumită versiune la care lucrați. Caracteristica Se renunță la Verificare la ieșire este explicată în Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs.

O posibilă dilemă: minoră sau majoră?

---

Unele biblioteci sunt configurate să urmărească două tipuri de versiuni: minore și majore. Veți afla aceasta dacă extrageți un fișier și vi se solicită să alegeți dintre cele două. Iată ce înseamnă fiecare:

• O versiune minoră este una aflată în curs de elaborare; de exemplu, o versiune care conține cifre de vânzări incomplete.
• O versiune majoră este una care este gata pentru ca un grup mai mare să o vadă; de exemplu, dacă ați tastat ultimele cifre de vânzări.

Dacă vi se solicită să alegeți între aceste două versiuni, biblioteca poate reacționa diferit, în funcție de versiunea pe care o alegeți. De exemplu, dacă specificați o versiune minoră, biblioteca poate ascunde automat acel fișier de anumite persoane care pot vizualiza biblioteca, persoanele care nu au permisiunea de a examina lucrul în curs de desfășurare. Dacă specificați o versiune majoră, fișierul poate fi publicat pentru un grup mai mare de persoane, pentru ca acestea să îl vadă. Sau alte persoane pot primi avertizări în mod automat pentru a vă aproba modificările înainte ca fișierul să fie văzut de mai multe persoane. Dacă doriți să aflați dacă biblioteca dvs. procedează astfel, întrebați persoana care a configurat biblioteca.

Redare     Derulare înapoi

Animație care arată cum se restabilește o versiune mai veche.

---

Dar dacă nu vă place versiunea curentă a fișierului și doriți să restabiliți o versiune anterioară astfel încât aceasta să devină versiunea curentă? Aveți posibilitatea să faceți acest lucru. Această operațiune este deosebit de utilă dacă faceți o greșeală gravă în versiunea curentă. De exemplu, dacă ștergeți toate diapozitivele dintr-o prezentare PowerPoint și o arhivați din greșeală? Faceți clic pe Redare pentru a vedea cum să ieșiți din această încurcătură.