Cele mai recente informații despre Outlook 2007

Despre acest curs

Acest curs include:

Trei lecții în ritm propriu și trei sesiuni de exerciții pentru experiență practică. Sesiunile de practică necesită Outlook 2007.
Un scurt test la sfârșitul fiecărei lecții; testele nu sunt notate.

O Cartelă de referințe rapide pe care o obțineți în urma cursului.

Obiective

După terminarea acestui curs veți ști să:

Deplasați-vă prin Outlook 2007 și înțelegeți unele dintre aspectele care s-au modificat și de ce.
Găsiți comenzi pe Panglică pentru a face ceea ce trebuie făcut în fiecare zi: citiți și trimiteți mesaje de poștă electronică, lucrați cu rezervări și întâlniri sau utilizați persoanele de contact.
Trimiteți și primiți imagini și atașări. Vă asigurați că destinatarii vor avea capacitatea de a deschide fișierele atașate care utilizează noile formate de fișiere din ediția Microsoft Office 2007.

În Outlook 2007, prima dată când creați un nou mesaj (sau deschideți unul primit) veți vedea Panglica. Este banda aflată lângă partea de sus a ferestrei.
Una dintre modificările cele mai dramatice din Outlook, Panglica, oferă Outlook un nou aspect. Dar, pe măsură ce vă acomodați, veți vedea că modificarea nu este doar vizuală — este aici pentru a vă ajuta să rezolvați treburile mai ușor și în mai puțini pași.
Dar Panglica nu e totul. Mai sunt multe alte noutăți ce vă pot ajuta să lucrați mai rapid și mai eficient. Pentru a numi doar câteva dintre aceste lucruri, aveți Bara de operare, un nou tip de navigare în calendar și un nou format pentru persoanele de contact.
Notă Dacă sunteți în căutare de informații privind toate noile caracteristici din Outlook, sau dacă doriți să știți mai multe despre diferențele dintre versiunile mai vechi de Outlook și această versiune, consultați Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs. Acolo sunt menționate câteva resurse suplimentare.

Un nou mesaj de poștă electronică. Panglica se află în partea de sus a ferestrei

După cum am precizat anterior, veți întâlni Panglica atunci când efectuați anumite acțiuni cum ar fi crearea de mesaje, de intrări în calendar sau de persoane de contact (pentru a numi doar câteva dintre lucrurile ce se pot face în Outlook).
Panglica afișează file și comenzi potrivite pentru ceea ce faceți. Aceasta înseamnă că filele din Panglică vor varia în funcție de zona din Outlook în care lucrați. Am arătat în imagine unele dintre aceste diferențe:

Un mesaj nou arată filele Mesaj și Opțiuni cu grupuri și comenzi pe care le veți utiliza când scrieți și trimiteți un mesaj.

O rezervare nouă arată o filă Rezervare cu grupuri și comenzi specifice lucrului cu o intrare din calendar.

O persoană de contact nouă are afișată fila Persoană de contact și comenzi care vă ajută să țineți la zi informațiile de contact.

Bara de instrumente Acces rapid este o mică bară de instrumente aflată deasupra Panglicii. Se află acolo pentru ca acele comenzi de care aveți nevoie și pe care le utilizați cel mai frecvent să fie disponibile imediat.
Care este cea mai importantă caracteristică a Barei de instrumente Acces rapid? Tot ceea ce conține depinde de dvs. Aceasta înseamnă că la ea se pot adăuga comenzile dvs. preferate cu un simplu clic cu butonul din dreapta. În sesiunea practică de la finalul acestei lecții veți avea ocazia să încercați. (de asemenea, pașii necesari sunt incluși în Cartela de referințe rapide de la finalul cursului).
Veți vedea și veți utiliza diversele bare de instrumente Acces rapid în funcție de zona din Outlook în care lucrați. De exemplu, particularizările pe care le-ați adus barei de instrumente Acces rapid pentru mesajele trimise nu vor apărea în Bara de instrumente Acces rapid pentru Persoane de contact.

Apăsați ALT pentru a vedea comenzile rapide de la tastatură. Apăsați tasta indicată pentru a afișa fila corectă, apoi apăsați litera pentru a accesa comanda dorită.

Dacă utilizați comenzile rapide de la tastatură în locul unui mouse sau a altui dispozitiv de indicare, veți observa că unele comenzi rapide sunt identice, dar altele s-au modificat. Din cauza introducerii Panglicii, comenzile se află în locuri noi, de aceea comenzile rapide care încep cu ALT vor diferi probabil de versiunile mai vechi. Pentru a vă orienta mai bine, începeți prin a apăsa tasta ALT.. Apoi, apăsați litera pentru a accesa comanda dorită.
Note

Majoritatea comenzilor rapide de la tastatură care utilizează tasta CTRL, cum ar fi CTRL+N pentru Nou, CTRL+C pentru Copiere și CTRL+V pentru Lipire nu s-au modificat.
Există un curs special destinat utilizării tastaturii pentru a accesa meniuri și comenzi. Mai multe informații se găsesc în Cartela de referințe rapide.

Sună familiar? Modul în care accesați opțiunile de program în Outlook nu s-a modificat.

Tocmai am discutat despre caseta de dialog Opțiuni, dar în Outlook 2007 opțiunile se pot seta din câteva locuri diferite.

Opțiuni pentru scrierea mesajelor de poștă electronică

Dacă doriți să modificați setările pentru scrierea mesajelor de poștă electronică — de exemplu, pentru a opri corectorul ortografic să ignore cuvintele scrise cu majusculă — aveți posibilitatea să faceți acest lucru din caseta de dialog Opțiuni editor. Începeți prin crearea unui nou mesaj, apoi procedați după cum urmează:

Faceți clic pe Butonul Microsoft Office.

Faceți clic pe Opțiuni editor.

Notă Unele setări, precum cele setate în zona Personalizare a ferestrei Opțiuni editor sunt partajate între toate programele Office 2007. Cu toate acestea, majoritatea modificărilor pe care le faceți în Opțiuni editor se vor aplica doar la Outlook.

Opțiuni pentru trimiterea poștei electronice

Când trimiteți un mesaj de poștă electronică, aveți posibilitatea să alegeți opțiuni privind modul în care este trimis respectivul mesaj. De exemplu, aveți posibilitatea să alegeți dacă mesajul expediat este formatat ca Text simplu, HTML sau Text îmbogățit. De asemenea, se poate modifica locul unde păstrați o copie a unui anumit mesaj trimis (sau se poate specifica dacă păstrați sau nu o copie a sa). Aceste tipuri de opțiuni se vor seta din filele disponibile în Panglica pentru mesajul respectiv. Vă vom arăta în sesiunea practică de la sfârșitul acestei lecții cum se accesează aceste opțiuni.

Sperăm că atunci când priviți la noul aspect al calendarului din Outlook 2007 observați imediat că este mai ușor de văzut ce reprezintă fiecare element. De asemenea, deplasarea în calendar este mai simplă. Iată câteva exemple:

Butoanele mai mari fac mai simplă comutarea între vizualizările pe zile, pe săptămâni și pe luni ale calendarului.

Butoanele Înapoi și Înainte vă permit să vă deplasați rapid la ziua, săptămâna sau luna următoare din calendar.

De asemenea, o altă noutate o reprezintă zona Activități. Această zonă se poate utiliza pentru a urmări realizările: Elementele finalizate de pe această listă apar tăiate și „lipite” de ziua respectivă; activitățile nemarcate ca fiind terminate vor fi automat trecute în ziua următoare, până la terminare.

Pentru mai multe informații despre calendarul Outlook, consultați Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs.

Acum aveți posibilitatea de a exersa ceea ce ați învățat.

Activitate practică în Outlook

Aveți probleme cu sesiunile de activitate practică?

Consultați sfaturile noastre de depanare

Acum, după ce știți în teorie câte ceva despre Panglică, este momentul să o vedeți în practică. Veți avea ocazia, de asemenea, să vedeți și să încercați unele dintre celelalte noutăți discutate.

Despre sesiunea de activitate practică

Când faceți clic pe Activitate practică în Outlook, se va deschide Outlook și va apărea o fereastră separată cu instrucțiuni privind activitatea practică. Notă Este necesar să aveți Outlook 2007 instalat pe computer.

Înainte de a începe

Asigurați-vă că închideți Outlook dacă este deja în curs de executare.

Aveți instalat Outlook 2007 și v-ați rezervat timp să învățați unele dintre aspectele prin care se deosebește acesta de versiunile anterioare. Acum este momentul să îl puneți la lucru. Va fi mai ușor să faceți munca de toate zilele cu Outlook? Urmați această lecție și veți afla că răspunsul este Da. Apoi, faceți sesiunea de practică și aflați cât de simplu este de fapt.

Utilizați Agenda pentru a adăuga nume la câmpurile Către, Cc și Cci? Veți găsi comanda Agendă în fila Mesaj.

Dacă preferați să scrieți adresele de poștă electronică direct în casetele Către și Cc, probabil doriți să știți cum se poate afișa câmpul Cci, ca să scrieți și acolo nume. (Câmpul Cci se poate utiliza pentru a trimite mesaje de poștă electronică fără a expune numele destinatarilor — este una dintre metodele de a respecta drepturile de confidențialitate ale persoanelor cărora le trimiteți mesaje de poștă electronică.)
V-am arătat în imagine locația comenzii Afișare Cci. După cum se vede, aceasta se găsește pe fila Opțiuni.
Sfat După cum ați aflat în sesiunea practică a primei lecții, câmpul Cci se poate afișa sau ascunde, după necesități, dacă adăugați butonul Afișare Cci la Bara de instrumente Acces rapid.

Dacă în versiunile mai vechi de Outlook ați utilizat o semnătură de poștă electronică personală la finalul mesajelor, vă veți bucura să aflați că aceeași semnătură va fi disponibilă când faceți upgrade la Outlook 2007.
Dacă nu ați fi utilizat semnături (poate că păreau prea complexe sau niciodată nu v-ați dat seama cum se creează sau unde se găsesc), veți fi surprinși să aflați cât de simple sunt semnăturile în Outlook 2007.
Semnăturile existente se pot modifica sau se pot crea altele noi. De asemenea, se poate stabili o semnătură ca semnătură implicită, dacă faceți clic pe săgeata de sub comanda Semnătură, după cum se vede în imagine:

Dacă ați creat anterior semnături, le veți vedea enumerate aici.

Pentru a crea noi semnături, pentru a seta o semnătură implicită sau a modifica semnăturile existente, faceți clic pe Semnături.

Semnalizatorii și memento-urile pot ajuta, pe dvs. sau pe alții, să vă amintiți să faceți anumite lucruri. pentru a adăuga un semnalizator sau un memento (sau ambele) când creați un mesaj, începeți prin a face clic pe Urmărire în grupul Opțiuni al unui nou mesaj de poștă electronică.

Urmărire pentru dvs.

Să presupunem că trimiteți unui coleg un mesaj care spune „Mă ocup mâine de asta”. Pentru a vă asigura că vă amintiți, semnalizați mesajul pentru dvs., făcând clic pe Urmărire, apoi pe Mâine. Mesajul (care este mutat în folderul Elemente trimise după ce îl trimiteți) este semnalizat și adăugat la Lista de operare, în lista Activități. De asemenea, se afișează ca element în propria dvs. Bară de operare.

Urmărire pentru destinatar

De asemenea, se poate atașa un semnalizator de urmărire pentru destinatari, utilizând comanda Semnalizare pentru destinatari. Am evidențiat în imagine comanda care face acest lucru. Înainte de a trimite mesajul, specificați când doriți să i se reamintească destinatarului.
După cum se poate vedea în imagine, mesajul primit va include un semnalizator și pictograma clopoțel (indicând faptul că mesajul include un memento). Cât timp destinatarul menține mesajul în propria cutie poștală Outlook, se va afișa un memento la ora specificată. (Rețineți că elementul NU se va adăuga la Bara de operare a destinatarilor — crearea unei liste de operare este o chestiune de opțiune personală.)

Poșta electronică nu înseamnă numai trimitere…înseamnă și primire și răspuns. Când răspundeți dintr-un mesaj deschis, veți utiliza butoanele din grupul Răspuns al filei Mesaj din Panglică.
Veți observa că ceea ce apare pe Panglica unui mesaj primit diferă de ceea ce se află pe Panglica unui mesaj de poștă electronică nou.

Să presupunem că ați apăsat pe Se trimite și ați realizat că un element cheie din mesaj este greșit (de exemplu, probabil ați greșit numele unei persoane când ați discutat rezultatele ultimei ședințe).
Dacă utilizați Microsoft Exchange Server pentru corespondența electronică, retragerea unui mesaj recent trimis poate fi posibilă. Dacă acționați înainte ca destinatarul să citească mesajul, rechemarea va permite trimiterea unei versiuni corectate către respectiva persoană și posibilele neînțelegeri. Iată ce se poate face:

În Panou de navigare, faceți clic pe Elemente trimise pentru a trece la respectivul folder.

În folderul Elemente trimise, faceți dublu clic pe mesajul pe care doriți să îl retrageți, pentru a-l deschide.

În mesajul deschis, faceți clic pe Alte acțiuni în grupul Acțiuni și pe Retragerea acestui mesaj.

Notă Dacă nu vedeți comanda Retragerea acestui mesaj, poate fi din cauză că nu utilizați Microsoft Exchange Server pentru poșta electronică. Am inclus mai multe informații despre modul cum se poate verifica acest lucru în Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs.

Outlook nu se ocupă numai de poșta electronică. Se ocupă și de organizarea timpului, ceea ce se face în Calendar. Când creați sau deschideți un element din calendar, veți vedea că Panglica afișează grupuri și comenzi potrivite pentru a vă ajuta să vă gestionați timpul.
Când creați orice tip de intrare în calendar, este setat automat un memento. Pentru a modifica ora de reamintire a unei rezervări, procedați astfel:

În fila Rezervare, faceți clic pe săgeată pentru a deschide lista Memento, apoi selectați o oră.

După ce faceți o modificare, faceți clic pe Salvare și închidere din extremitatea stângă a Panglicii.

Notă Modul în care setați ora standard pentru toate rezervările nu s-a modificat. Aceasta se face tot selectând Opțiuni din meniul Instrumente al ferestrei Outlook principale, apoi setând ora implicită în fila Preferințe, sub Calendar.

O întâlnire implică și alte persoane. Faceți clic pe Invitare participanți pentru a începe invitația la întâlnire.

O rezervare este doar pentru dvs. Când sunt implicate și alte persoane, creați o întâlnire:

Pe fila Rezervare, faceți clic pe Invitare participanți.

Apare un buton și o casetă Către. Tastați numele direct în listă sau faceți clic pe butonul Către pentru a adăuga invitați selectându-i dintr-o listă.

După ce introduceți toate detaliile întâlnirii, faceți clic pe Se trimite pentru a trimite invitația către ceilalți participanți la întâlnire.

Când deschideți sau editați o persoană de contact, veți utiliza butoanele din grupul Afișare pentru a afișa sau ascunde mai multe informații despre o persoană de contact. De exemplu, dacă doriți să notați ziua de naștere sau aniversarea unei persoane de contact, acest lucru se poate face printr-un clic pe butonul Detalii și prin selectarea datei respective în Zi de naștere sau Aniversare.
Pentru a edita cartea de vizită electronică a unei persoane de contact, faceți clic pe butonul Editare carte de vizită din fila Persoane de contact. Aveți ocazia să încercați acest lucru în sesiunea practică ce urmează.

Dimensiune descărcare: 5 KO (<1 min la 56 Kbps)

Activitate practică în Outlook

Aveți probleme cu sesiunile de activitate practică?

Consultați sfaturile noastre de depanare

Acum este momentul să practicați lucrul cu activitățile de bază în Outlook. Într-unul din exerciții veți lucra cu date eșantion pentru o persoană de contact destinată practicii, date ce se vor descărca pe computerul dvs.

Despre sesiunea de activitate practică

Când faceți clic pe Activitate practică în Outlook, se va deschide Outlook, pe computer se va descărca un fișier pentru practică și va apărea o fereastră separată cu instrucțiuni privind activitatea practică. Veți deschide fișierul pentru activitate practică din cadrul Outlook.Notă Este necesar să aveți Outlook 2007 instalat pe computer.

Înainte de a începe

Asigurați-vă că închideți Outlook dacă este deja în curs de executare.

Trimiterea și primirea fișierelor în Outlook 2007 este la fel de simplă precum a fost mereu — și în unele privințe este chiar și mai simplă.
Ce este mai simplu? Când primiți fișiere atașate sau fișiere Microsoft Office, veți avea posibilitatea să utilizați Previzualizatorul atașări pentru a examina acele atașări direct în Panoul de citire Outlook. Astfel se poate economisi timp. Iar dacă trimiteți imagini, Panglica vă va ajuta să le trimiteți așa cum doriți.

Includerea unei atașări în mesaj este mai simplă ca niciodată. Așa cum ați făcut întotdeauna, începeți prin crearea unui nou mesaj. Apoi, veți utiliza comanda Atașare fișier din Panglică.
Utilizați această comandă pentru a atașa documente sau imagini la mesaj.

Unde se găsește Atașare fișier

Deoarece includerea unei atașări este o activitate des utilizată, comanda Atașare fișier este disponibilă și din fila Mesaj, și din fila Inserare. În imagine, o arătăm pe fila Inserare.

Nu este posibil să atașați orice

Outlook va bloca anumite tipuri de atașări de fișier. Cu toate că acest comportament nu s-a schimbat față de versiunile precedente, poate vă interesează să știți că unele tipuri de fișiere care anterior erau blocate sunt permise acum și unele tipuri noi au fost adăugate la lista de blocări.
Pentru a vedea o listă completă a tipurilor de fișiere blocate și pentru a citi mai multe despre cum să evitați ca fișierele dvs. să fie blocate, consultați Atașări blocate în Outlook.

Destinatarii vor primi fișierele atașate pe care le trimiteți așa cum au făcut-o întotdeauna

Celelalte persoane pot descărca un pachet de compatibilitate pentru a avea posibilitatea să deschidă, să editeze și să salveze documentele care utilizează noile formate de fișier Microsoft Office.

Dacă veți trimite un fișier Word 2007, PowerPoint 2007, Excel 2007 către cineva care încă nu a făcut upgrade la ediția 2007 a Office, aveți două opțiuni:

Salvarea fișierului în formatul de fișier 97-2003 înainte de trimitere.
Colegii care au Microsoft Office versiunile de la 2000 la 2003 pot deschide fișierele din ediția 2007 dacă instalează Pachetul de compatibilitate pentru formatele de fișiere din Microsoft Office 2007 (în limba engleză), oferit gratuit de Microsoft.

Acest pachet de compatibilitate va deschide numai fișiere create cu programele Office 2007 Beta 2. Se recomandă ca utilizarea acestui pachet să fie limitată la utilizatorii care sunt conștienți de această limită și o înțeleg.

Notă Fișierele .accdb din Microsoft Access 2007 se pot trimite ca atașări, dar se pot deschide doar cu Access 2007. Pentru mai multe informații referitoare la formatele de fișier Microsoft Access 2007, consultați Cartela de referințe rapide.

Dimensiune descărcare: 344 KO (<2 min la 56 Kbps)

Activitate practică în Outlook

Aveți probleme cu sesiunile de activitate practică?

Consultați sfaturile noastre de depanare

dogar grigore

joi, 23 ianuarie 2014