Înainte de a partaja un document important cu colegii sau clienții,
probabil vă rezervați timp pentru verificarea conținutului din document
pentru a vă asigura că totul este corect și că documentul nu conține
ceva ce nu ați dori să vadă alții. Dacă intenționați să partajați o
copie electronică a unui document Microsoft Office, o bună idee este să
faceți un pas suplimentar de a examina ca documentul să nu aibă date
ascunse sau informații personale ce pot fi stocate direct în document
sau în proprietățile documentului (metadate).
Deoarece aceste informații ascunse pot dezvălui detalii despre
organizația dvs. sau despre document pe care probabil nu ați dori să le
faceți publice, este o idee bună să le eliminați înainte de a partaja
documentul cu alte persoane.
Acest articol explică modul cum caracteristica Inspector document din
Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 și Microsoft
Office PowerPoint 2007 vă poate ajuta să găsiți și să eliminați datele
ascunse și informațiile personale din documentele dvs. Office.
În acest articol
Ce tipuri de informații personale și ascunse se stochează în documentele Office?
Într-un document Office se pot stoca câteva tipuri de informații
personale și ascunse. Aceste informații pot să nu fie vizibile imediat
atunci când vizualizați documentul într-un program Office, dar poate fi
posibil ca alte persoane să vadă sau să regăsească aceste informații.
Informațiile ascunse pot include date pe care programele Office le
adaugă la un fișier pentru a vă permite să colaborați la scrierea și
editarea unui document împreună cu alte persoane. De asemenea, poate
include informații pe care le desemnați explicit ca fiind ascunse.
Documentele Office pot conține următoarele tipuri de date ascunse și informații personale:
- Comentarii, marcaje de revizuire din modificările urmărite, versiuni și adnotări cu cerneală Dacă
ați colaborat cu alte persoane pentru a vă crea documentul, acesta
poate conține elemente cum ar fi marcaje de revizuire din modificările
urmărite, adnotări în cerneală sau versiuni. Aceste informații pot
permite altora să vadă numele persoanelor care au lucrat la document,
comentariile de la recenzenți și modificările care s-au făcut în
document.
- Proprietăți de document și informații personale Proprietățile documentului, cunoscute și ca metadate,
includ detalii despre document cum ar fi autorul, subiectul și titlul.
De asemenea, proprietățile de document includ informații ce sunt
gestionate automat de programele Office, cum ar fi numele persoanei care
a salvat ultima dată un document și data la care un document a fost
creat. Dacă ați utilizat caracteristici specifice, este posibil ca
documentul să conțină și alte tipuri de informații de identificare personală,
cum ar fi anteturi de poștă electronică, informații de tip Trimitere
pentru revizuire, rute de distribuire, căi de imprimantă și informații
despre calea de fișier pentru publicarea paginilor Web.
- Anteturi, subsoluri și inscripționări Documentele
Word și registrele de lucru Excel pot conține informații în anteturi și
subsoluri. În plus, este posibil să aveți adăugată o inscripționare la
documentul Word.
- Text ascuns Documentele Word pot
conține text formatat ca text ascuns. Dacă nu știți dacă documentul dvs.
conține sau nu text ascuns, utilizați Inspector document pentru a-l
căuta.
- Rânduri, coloane și foi de lucru Într-un
registru de lucru Excel, se pot ascunde rânduri, coloane și foi de
lucru întregi. Dacă distribuiți o copie a unui registru de lucru ce
conține rânduri, coloane sau foi de lucru ascunse, alte persoane pot
anula ascunderea acestor rânduri, coloane sau foi de lucru și pot vedea
datele pe care le conțin.
- Conținut invizibil Prezentările
PowerPoint și registrele de lucru Excel pot conține obiecte ce nu sunt
vizibile deoarece sunt formatate ca invizibile.
- Conținut în afara diapozitivului Prezentările
PowerPoint pot conține obiecte care nu sunt vizibile imediat, deoarece
au fost glisate în zona exterioară diapozitivului. Acest conținut în
afara diapozitivului poate include casete text, miniaturi, grafică și
tabele.
- Note prezentare Secțiunea Note a unei
prezentări PowerPoint poate conține text pe care nu doriți să îl faceți
public, în special dacă notele au fost scrise pentru uzul exclusiv al
persoanei care face prezentarea.
- Proprietăți server de documente Dacă
documentul a fost salvat într-o locație dintr-un server de gestiune a
documentelor, cum ar fi un site Atelier de documente sau o bibliotecă de
tip Microsoft Windows SharePoint Services, documentul poate conține
proprietăți de document suplimentare legate de această locație din
server.
- Date XML particularizate Documentele
pot conține date XML particularizate care nu sunt vizibile direct în
document. Inspector document poate găsi și elimina aceste date XML.
Începutul paginii
Ce informații poate găsi și elimina Inspector document?
Inspector document include câțiva Inspectori distincți ce se pot
utiliza pentru găsirea și eliminarea diverselor tipuri de date ascunse
și informații personale. Unii dintre acești Inspectori sunt specifici
pentru fiecare program Office în parte. Inspector document afișează
seturi diferite de Inspectori în Office Word 2007, în Office Excel 2007
și în Office PowerPoint 2007 pentru a vă da posibilitatea de a găsi și
elimina datele ascunse și informațiile personale specifice fiecăruia
dintre aceste programe.
Pentru a afla ce tipuri de date ascunse și informații personale poate
găsi și elimina Inspector document într-un anumit program Microsoft
Office, examinați tabelele de mai jos.
Notă Dacă organizația dvs. a particularizat
Inspector document prin adăugarea de module Inspector, probabil se
poate verifica documentul și pentru alte tipuri de informații.
Office Word 2007
Nume Inspector |
Găsește și elimină |
Comentarii, revizuiri și adnotări |
- Comentarii
- Marcaje de revizuire din modificări urmărite
- Informații despre versiunea documentului
- Adnotări cu cerneală
|
Proprietăți document și informații personale |
- Proprietăți de document, printre care informațiile din filele Rezumat, Statistică și Particularizare ale casetei de dialog Proprietăți document
- Anteturi de poștă electronică
- Rute de distribuire
- Informații Trimitere pentru revizuire
- Proprietăți server de documente
- Informații despre politica de gestionare a documentelor
- Informații despre tipul de conținut
- Informațiile privind legăturile pentru datele legate, pentru câmpurile legate (se face conversia ultimei valori la text)
- Nume utilizator
- Nume șablon
|
Anteturi și subsoluri |
- Informații din anteturile de document
- Informații din subsolurile de document
- Inscripționări
|
Text ascuns |
- Text formatat ca ascuns (un efect de font disponibil în caseta de dialog Font)
Notă Acest Inspector nu poate detecta textul care a fost ascuns prin alte metode (de exemplu, text alb pe un fundal alb).
|
Date XML particularizate |
- Date XML particularizate ce pot fi stocate într-un document
|
Office Excel 2007
Nume Inspector |
Găsește și elimină |
Comentarii și adnotări |
- Comentarii
- Adnotări cu cerneală
|
Proprietăți document și Informații personale |
- Proprietăți de document, printre care informațiile din filele Rezumat, Statistică și Particularizare ale casetei de dialog Proprietăți document
- Anteturi de poștă electronică
- Rute de distribuire
- Informații Trimitere pentru revizuire
- Proprietăți server de documente
- Informații despre politica de gestionare a documentelor
- Informații despre tipul de conținut
- Nume utilizator
- Informații despre calea imprimantei
- Comentarii scenariu
- Calea de fișier pentru publicarea paginilor Web
- Comentarii pentru numele definite și numele de tabel
- Conexiuni de date externe inactive
|
Anteturi și subsoluri |
- Informații din anteturile de foi de lucru
- Informații din subsolurile de foi de lucru
|
Rânduri și coloane ascunse |
- Rânduri ascunse
- Coloane ascunse care conțin date
Note
- Dacă există coloane ascunse în registrul de lucru care nu
conțin date și acestea sunt aflate între coloane care conțin date,
aceste coloane ascunse goale vor fi detectate și eliminate.
- Dacă rândurile și coloanele ascunse din registrul de lucru
conțin date, prin eliminarea lor se pot modifica rezultatele calculelor
sau ale formulelor din registrul de lucru. Dacă nu știți ce informații
conțin rândurile sau coloanele ascunse, închideți Inspector document,
anulați ascunderea rândurilor sau coloanelor ascunse, apoi examinați
conținutul lor.
- Acest Inspector nu detectează forme, diagrame, controale,
obiecte și controale Microsoft ActiveX, imagini sau ilustrații SmartArt
care se pot afla în coloanele ascunse.
|
Foi de lucru ascunse |
Notă Dacă foile
de lucru ascunse din registrul de lucru conțin date, prin eliminarea
lor se pot modifica rezultatele calculelor sau ale formulelor din
registrul de lucru. Dacă nu știți ce informații conțin foile de lucru
ascunse, închideți Inspector document, anulați ascunderea foilor de
lucru ascunse, apoi examinați conținutul lor.
|
Date XML particularizate |
- Date XML particularizate ce pot fi stocate într-un registru de lucru
|
Conținut invizibil |
- Obiecte care nu sunt vizibile deoarece sunt formatate ca invizibile
Notă Acest Inspector nu detectează obiectele care sunt acoperite de alte obiecte.
|
Office PowerPoint 2007
Nume Inspector |
Găsește și elimină |
Comentarii și adnotări |
- Comentarii
- Adnotări cu cerneală
|
Proprietăți document și Informații personale |
- Proprietăți de document, printre care informațiile din filele Rezumat, Statistică și Particularizare ale casetei de dialog Proprietăți document
- Anteturi de poștă electronică
- Rute de distribuire
- Informații Trimitere pentru revizuire
- Proprietăți server de documente
- Informații despre politica de gestionare de documente
- Informații despre tipul de conținut
- Calea de fișier pentru publicarea paginilor Web
|
Conținut în afara diapozitivului invizibil |
- Obiecte care nu sunt vizibile deoarece sunt formatate ca invizibile
Notă Acest Inspector nu detectează obiectele care sunt acoperite de alte obiecte.
|
Conținut în afara diapozitivului |
- Obiecte care nu sunt vizibile imediat într-o prezentare, deoarece se află în afara zonei diapozitivului, acestea incluzând:
- Miniatură
- Casete text
- Grafică
- Tabele
Notă Inspector document nu detectează și nu elimină obiectele din afara diapozitivelor care au efecte de animație.
|
Note prezentare |
- Text care a fost adăugat la secțiunea Note a unei prezentări
Notă Inspector document nu poate elimina imaginile care sunt adăugate la secțiunea Note a unei prezentări.
|
Date XML particularizate |
- Date XML particularizate ce pot fi stocate într-o prezentare
|
Începutul paginii
Cum găsesc și elimin datele ascunse și informațiile personale din documentele mele Office?
Aveți posibilitatea să utilizați Inspector document pentru a găsi și
elimina datele ascunse și informațiile personale din documentele Office
care au fost create în Office Word 2007, Office Excel 2007, Office
PowerPoint 2007 și în versiunile mai vechi ale acestor programe Office.
Este o idee bună să utilizați Inspector document înainte de a partaja o
copie electronică a documentului Office, cum ar fi într-o atașare de
poștă electronică.
- Deschideți documentul Office pe care doriți să îl inspectați pentru date ascunse sau informații personale.
- Faceți clic pe butonul Microsoft Office, faceți clic pe Salvare ca, apoi tastați un nume în caseta Nume fișier pentru a salva o copie a documentului inițial.
Important O idee bună
ar fi să utilizați Inspector document pe o copie a documentului
original, deoarece nu este mereu posibil să restaurați datele eliminate
de Inspector document.
- În copia documentului inițial, faceți clic pe Butonul Microsoft Office, indicați spre Pregătire, apoi faceți clic pe Inspectare document.
- În caseta de dialog Inspector document, bifați
casetele de selectare pentru a alege tipurile de conținut ascuns care
doriți să fie inspectate. Pentru mai multe informații despre Inspectorii
individuali, consultați Ce informații poate găsi și elimina Inspector document?
- Faceți clic pe Inspectare.
- Examinați rezultatele inspectării în caseta de dialog Inspector document.
- Faceți clic pe Eliminare totală de lângă rezultatele inspectării pentru tipurile de conținut ascuns pe care doriți să le eliminați din document.
Important Dacă eliminați conținut ascuns din document, este posibil ca acesta să nu se poată restaura dacă faceți clic pe Anulare.
Începutul paginii
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu