Bibliotecile de documente SharePoint I: Introducere în partajarea fișierelor
Firma dvs. utilizează un site Windows SharePoint Services 3.0 sau
Microsoft Office SharePoint Server 2007? Dacă da, este esențial să știți
cum să partajați fișierele utilizând bibliotecile de documente
SharePoint. Acest curs, primul dintr-o serie de cinci cursuri, vă va
ajuta să debutați cu succes.
Pentru a afla mai multe despre acest curs, citiți textul în acest curs, Obiective și Despre acest curs sau căutați în cuprins. Apoi faceți clic pe Următorul pentru a începe prima lecție.
Pentru a afla mai multe despre acest curs, citiți textul în acest curs, Obiective și Despre acest curs sau căutați în cuprins. Apoi faceți clic pe Următorul pentru a începe prima lecție.
Sunteți gata să partajați fișiere?
Partajarea fișierelor cu alte persoane reprezintă în prezent un
proces esențial pentru finalizarea activităților. Aveți o nouă
prezentare Microsoft Office PowerPoint care necesită feedback?
Partajați-o cu alte persoane. Trebuie să publicați o foaie de calcul
astfel încât să poată fi citită de alții? Partajați-o . Doriți să
anunțați o nouă politică printr-un document Microsoft Office Word?
Partajați-l.
Dar cum trebuie partajate oare aceste fișiere? O posibilitate ar fi să le trimiteți prin poșta electronică unor persoane sau să le salvați într-un folder de rețea, undeva. Dar dacă firma dvs. are un site Windows SharePoint Services 3.0 sau Microsoft Office SharePoint Server 2007, cea mai bună metodă de partajare a fișierelor este să utilizați o bibliotecă de documente.
Dar cum trebuie partajate oare aceste fișiere? O posibilitate ar fi să le trimiteți prin poșta electronică unor persoane sau să le salvați într-un folder de rețea, undeva. Dar dacă firma dvs. are un site Windows SharePoint Services 3.0 sau Microsoft Office SharePoint Server 2007, cea mai bună metodă de partajare a fișierelor este să utilizați o bibliotecă de documente.
Un exemplu de bibliotecă de documente.
O bibliotecă de documente SharePoint este un
loc dintr-un site în care aveți posibilitatea să creați, să strângeți și
să actualizați fișiere cu alte persoane. În acest exemplu, angajații de
la Contoso Pharmaceuticals utilizează o bibliotecă de documente
denumită „Documente partajate”. Aceștia au adăugat fișiere în bibliotecă
și acum le pot modifica. Modificările vor fi stocate în bibliotecă, nu
în computerele lor. Și, pentru că biblioteca se află într-un site Web,
alte persoane pot accesa cu ușurință fișierele utilizând un browser Web,
presupunând că au permisiunile de a face acest lucru.
Patru motive pentru care este mai bine să utilizați o bibliotecă de documente decât un folder de rețea.
Probabil că vă gândiți: „De ce să nu trimit colegilor fișierul prin
poșta electronică sau să utilizez un folder de rețea pentru a partaja
fișiere?”
Răspunsul: pentru că bibliotecile de documente SharePoint furnizează mai mult control. Există multe modalități pentru aceasta. Iată patru exemple:
Răspunsul: pentru că bibliotecile de documente SharePoint furnizează mai mult control. Există multe modalități pentru aceasta. Iată patru exemple:
- Extragerea Aveți posibilitatea să extrageți un fișier, rezervându-l pentru dvs., astfel încât alte persoane să nu îl poată modifica în timp ce lucrați la el.
- Versiunile De asemenea, o bibliotecă se poate configura astfel încât să stocheze versiunile anterioare în scopul arhivării.
- Avertizările Se pot configura avertizări de poștă electronică, astfel încât să fiți notificat dacă un fișier este modificat de altă persoană.
- Căutarea De asemenea, bibliotecile se pot configura astfel încât să se efectueze căutări în acestea. Mai exact, dacă trebuie să vedeți numai fișierele cu raportul de vânzări, căutați în întreaga bibliotecă fișierele care conțin cuvintele „raport vânzări”.
Un exemplu tip de site Windows SharePoint Services 3.0 sau Office SharePoint Server 2007.
Așadar, de unde obțineți o bibliotecă de documente? De la un site
Windows SharePoint Services. Și de unde obțineți un site Windows
SharePoint Services? Departamentul dvs. IT sau o persoană din firmă vă
va trimite adresa Web sau URL-ul site-ului pentru ca dvs. să îl accesați
în browserul Web. Cel mai adesea, site-ul este însoțit de o bibliotecă
de documente implicită denumită Documente partajate.
Aveți posibilitatea să obțineți accesul la acea bibliotecă în partea din
stânga a paginii de pornire, așa cum se arată în imagine.
Important Site-ul afișat aici este un exemplu de site pe care îl găsiți în Windows SharePoint Services 3.0 sau în Microsoft Office SharePoint Server 2007. Această serie de cursuri se referiră numai la aceste versiuni. Dacă aveți o versiune mai veche, aceasta poate arăta și funcționa diferit de exemplele din acest curs. Cum aflați ce versiune aveți? Aceasta este o întrebare obișnuită. Întrebați persoana responsabilă cu site-ul. Dacă dvs. sunteți această persoană, întrebați atunci persoana care a configurat serverul. Cel mai probabil, această persoană se află în departamentul IT.
Important Site-ul afișat aici este un exemplu de site pe care îl găsiți în Windows SharePoint Services 3.0 sau în Microsoft Office SharePoint Server 2007. Această serie de cursuri se referiră numai la aceste versiuni. Dacă aveți o versiune mai veche, aceasta poate arăta și funcționa diferit de exemplele din acest curs. Cum aflați ce versiune aveți? Aceasta este o întrebare obișnuită. Întrebați persoana responsabilă cu site-ul. Dacă dvs. sunteți această persoană, întrebați atunci persoana care a configurat serverul. Cel mai probabil, această persoană se află în departamentul IT.
Partea principală a URL-ului bibliotecii.
După ce ați găsit biblioteca de documente cu care doriți să
lucrați, vă va interesa să aflați mai multe despre URL-ul bibliotecii.
URL-ul bibliotecii se află în partea de sus, în bara de adrese. Și va
trebui doar să vă familiarizați cu tot ce se află înainte de
„Forms/AllItems.aspx”. Prin urmare, dacă acest exemplu ar fi biblioteca
dvs., ar trebui să vă familiarizați cu
„http://contoso/shared/%20/documents”. Semnul de procent urmat de 20
reprezintă un spațiu într-un URL.
Adăugați acest URL la preferințele din browserul Web pentru a-l accesa rapid și ușor. Până la urmă, veți ajunge chiar să îl memorați, deoarece îl veți utiliza adesea la accesarea fișierelor. Îl veți utiliza până și la salvarea fișierelor, după cum veți vedea îl lecția următoare.
Adăugați acest URL la preferințele din browserul Web pentru a-l accesa rapid și ușor. Până la urmă, veți ajunge chiar să îl memorați, deoarece îl veți utiliza adesea la accesarea fișierelor. Îl veți utiliza până și la salvarea fișierelor, după cum veți vedea îl lecția următoare.
Sunteți gata să aflați cum se partajează aceste fișiere?
Animație despre cum se salvează un fișier Word 2007 într-o bibliotecă.
Iată o bibliotecă fără fișiere. Vom modifica aceasta. Adăugarea
unui fișier la o bibliotecă se aseamănă foarte mult cu modul în care
salvați fișierele în computer. Dar în loc să specificați o locație din
computer, tastați URL-ul pentru bibliotecă, mai exact, tot ce se află
înainte de „Forms/AllItems.aspx”. Faceți clic pe Redare
pentru a vedea o animație despre cum să faceți aceasta. Rețineți că
animația utilizează Word 2007, dar Excel 2007 și PowerPoint 2007
funcționează la fel.
Animație despre cum se încarcă fișierele cu ajutorul browserului Web.
Dar dacă ați salvat deja fișierele în computer și acum trebuie doar
să le amplasați cumva în bibliotecă? Pentru aceasta, deplasați-vă la
biblioteca de documente din browserul Web și faceți clic pe Încărcare. Faceți clic pe Redare pentru a vedea o animație despre cum se face aceasta.
Animație despre cum se deschide și se editează un fișier Word, Excel sau PowerPoint 2007.
După ce fișierele Word, Excel și PowerPoint se află acolo, ce
faceți cu ele? De exemplu, dacă doriți să editați acest document de
strategie de marketing, cum procedați?
Când trebuie să lucrați cu un fișier și să efectuați modificări, editați fișierul. Faceți clic pe Redare pentru a vedea cum se procedează în Word 2007, dar rețineți că procesul este același în Excel 2007 și PowerPoint 2007.
Notă Aveți nevoie de Internet Explorer 6.0 sau mai recent pentru a edita un fișier dintr-o bibliotecă SharePoint.
Când trebuie să lucrați cu un fișier și să efectuați modificări, editați fișierul. Faceți clic pe Redare pentru a vedea cum se procedează în Word 2007, dar rețineți că procesul este același în Excel 2007 și PowerPoint 2007.
Notă Aveți nevoie de Internet Explorer 6.0 sau mai recent pentru a edita un fișier dintr-o bibliotecă SharePoint.
Animație care arată cum colaborează mai multe persoane, pe rând, la un document.
Într-o bibliotecă, atunci când mai multe persoane editează fișierul
pe rând, are loc o colaborare reală. Fiecare persoană poate contribui
la fișier în timpul său. Nu este necesar să stabiliți întâlniri
suplimentare, să imprimați copii suplimentare, să vă plimbați pe holuri
pentru revizuiri etc. De exemplu, Dragoș și Cristina trebuie să lucreze
la documentul Strategia de marketing Contoso, afișat aici. Faceți clic
pe Redare pentru a vedea cum editează pe rând documentul.
Animație care arată ce se întâmplă când două persoane încearcă să editeze în același timp.
Ce se întâmplă dacă nu editați pe rând? Prima persoană care
editează fișierul va bloca persoana următoare. Cu alte cuvinte, două
persoane nu pot edita același fișier în același timp.
În această animație, Daniel și Ana vor introduce statisticile de vânzări în foaia de calcul Statistici vânzări 2009. Daniel va edita primul fișierul. Dar când Ana încearcă să editeze fișierul în același timp, primește mesajul Fișier în uz. După ce Daniel închide fișierul, ea va avea posibilitatea să îl editeze.
Faceți clic pe Redare pentru a vedea acest proces.
În această animație, Daniel și Ana vor introduce statisticile de vânzări în foaia de calcul Statistici vânzări 2009. Daniel va edita primul fișierul. Dar când Ana încearcă să editeze fișierul în același timp, primește mesajul Fișier în uz. După ce Daniel închide fișierul, ea va avea posibilitatea să îl editeze.
Faceți clic pe Redare pentru a vedea acest proces.
Cum se închide un fișier și se evită blocarea altor persoane.
În animația anterioară, ați văzut că o persoană poate bloca
utilizarea unui fișier de către alte persoane, dacă l-a deschis.
Modalitatea de a debloca fișierul este închiderea lui. Acesta este un
pas important de reținut. Asigurați-vă că ați închis fișierul după ce
terminați.
Dacă nu închideți fișierul, pot apărea neînțelegeri. Ce fel de neînțelegeri? Următoarea pagină oferă explicații.
Dacă nu închideți fișierul, pot apărea neînțelegeri. Ce fel de neînțelegeri? Următoarea pagină oferă explicații.
Iulian a blocat accesul Ioanei la acest fișier.
Priviți ce se întâmplă cu Iulian și Ioana. Iulian editează o foaie
de calcul dintr-o bibliotecă. Câteva secunde mai târziu, Ioana încearcă
să facă același lucru. Dar, din moment ce două persoane nu pot lucra la
același fișier în același timp, Ioana primește mesajul Fișier în uz.
Dacă Iulian închide fișierul, fișierul se va debloca. Dar ce se întâmplă dacă acesta nu îl închide? Dacă pleacă la masa de prânz pentru două ore? Ei bine, nu poate s-o blocheze pe Ioana chiar atât de mult timp. Dacă utilizează Microsoft Windows XP, el o va bloca timp de 15 minute după ultima salvare. Iar dacă utilizează Windows Vista, acesta o va bloca pentru 60 de minute.
După ce se termină aceste intervale de timp, iar el nu salvează, Ioana va avea posibilitatea să editeze și să-și salveze modificările efectuate în bibliotecă. Iar dacă Iulian are în continuare fișierul deschis și efectuează modificări, acesta poate înlocui modificările Ioanei. Ioana va fi atunci confuză, pentru că modificările ei nu vor apărea. Probabil că și dvs. sunteți confuz numai când încercați să înțelegeți toate acestea.
O modalitate de a elimina neînțelegerea este să utilizați extragerea înainte să editați fișierul. Aceasta trebuie efectuată atunci când credeți că modificările vor dura mai mult de 15 minute.
Cum se extrage un fișier? Următoarea pagină oferă explicații.
Dacă Iulian închide fișierul, fișierul se va debloca. Dar ce se întâmplă dacă acesta nu îl închide? Dacă pleacă la masa de prânz pentru două ore? Ei bine, nu poate s-o blocheze pe Ioana chiar atât de mult timp. Dacă utilizează Microsoft Windows XP, el o va bloca timp de 15 minute după ultima salvare. Iar dacă utilizează Windows Vista, acesta o va bloca pentru 60 de minute.
După ce se termină aceste intervale de timp, iar el nu salvează, Ioana va avea posibilitatea să editeze și să-și salveze modificările efectuate în bibliotecă. Iar dacă Iulian are în continuare fișierul deschis și efectuează modificări, acesta poate înlocui modificările Ioanei. Ioana va fi atunci confuză, pentru că modificările ei nu vor apărea. Probabil că și dvs. sunteți confuz numai când încercați să înțelegeți toate acestea.
O modalitate de a elimina neînțelegerea este să utilizați extragerea înainte să editați fișierul. Aceasta trebuie efectuată atunci când credeți că modificările vor dura mai mult de 15 minute.
Cum se extrage un fișier? Următoarea pagină oferă explicații.
Cum se extrage un fișier.
Pentru a extrage un fișier, efectuați ceva în plus înainte să
editați fișierul. Plasați indicatorul peste numele fișierului, faceți
clic pe săgeata în jos care apare, apoi faceți clic pe Verificare la ieșire. Această acțiune va rezerva fișierul numai pentru dvs., iar alte persoane nu vor avea posibilitatea să efectueze modificări.
Trebuie oare să extrageți întotdeauna fișierele? Nu neapărat. Dacă trebuie să efectuați o modificare rapidă care știți că durează numai câteva minute, atunci extragerea nu este necesară. Dar dacă este posibil ca modificările să dureze mai mult de 15 minute, recomandăm să extrageți fișierul înainte de a-l edita.
Există alte detalii și avantaje legate de extragere. Când terminați acest curs, urmați cursul „Bibliotecile de documente SharePoint II: Totul despre extragere”. Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs furnizează un link.
Trebuie oare să extrageți întotdeauna fișierele? Nu neapărat. Dacă trebuie să efectuați o modificare rapidă care știți că durează numai câteva minute, atunci extragerea nu este necesară. Dar dacă este posibil ca modificările să dureze mai mult de 15 minute, recomandăm să extrageți fișierul înainte de a-l edita.
Există alte detalii și avantaje legate de extragere. Când terminați acest curs, urmați cursul „Bibliotecile de documente SharePoint II: Totul despre extragere”. Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs furnizează un link.
Altă modalitate de a evita blocarea unui fișier este să îl deschideți Doar în citire.
Pe lângă închiderea fișierului după terminarea activității, există
altă modalitate de a evita blocarea fișierelor: deschideți-le Doar în citire.
Faceți aceasta atunci când nu trebuie să modificați deloc fișierul, dar
trebuie să îl citiți sau să faceți referire la el. Când se deschide
fișierul, nu veți avea posibilitatea să efectuați modificări, desigur.
Însă alte persoane vor avea posibilitatea să editeze fișierul atunci
când îl deschideți Doar în citire, prin urmare, nu îi blocați.
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu