Simplificarea creării, editării și gestionării prezentărilor PowerPoint 2007

Se aplică la:
Microsoft Office PowerPoint 2007

Acest articol a fost extras din Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out de Stephanie Krieger. Vizitați Microsoft Learning (în limba engleză) pentru a cumpăra această carte și setul de CD-uri

În acest articol

Introducere
Configurarea eficientă a documentelor

Introducere

Secretul prezentărilor Microsoft Office PowerPoint 2007 care sunt ușor de creat, editat și gestionat este acesta: PowerPoint este simplu. Într-adevăr, așa este. PowerPoint furnizează instrumentele care fac munca simplă și rapidă. Utilizați instrumentele disponibile și timpul petrecut în PowerPoint va fi foarte plăcut, rapid, simplu și lipsit de probleme, iar prezentările create pot fi mult mai bune decât vă așteptați.
Însă, există și o problemă (bineînțeles, trebuia să fie una). Dacă nu utilizați caracteristicile disponibile, dacă insistați să utilizați rezolvări și soluții foarte complicate în loc să învățați să utilizați instrumentele furnizate benevol de PowerPoint, prezentarea poate avea de suferit. Chiar vi se poate părea că PowerPoint se distrează în timp ce munca vă este distrusă.
Deci, sfatul meu este să nu încercați aceasta. Chiar și cu noile capacități excepționale, PowerPoint are ideile sale precise. Dacă utilizați caracteristicile în modul în care sunt proiectate pentru a fi utilizate, vă veți înțelege foarte bine cu prezentarea dvs. Deci, cum vă înclinați în fața voinței PowerPoint?
În primul și în primul rând, documentul trebuie să existe doar în PowerPoint atunci când urmează să fie o prezentare de diapozitive sau un tip de document similar care solicită utilizarea de coordonatoare și aspecte. Dacă aveți nevoie de o cantitate mare de text pe multe pagini (cum ar fi pentru un raport) sau de multe pagini complexe cu text și ilustrații (cum ar fi o carte comercială de imprimat), documentul va fi mai mult ca sigur mai simplu de creat în Microsoft Office Word 2007. Creați doar ilustrațiile pentru acel document în PowerPoint (și în alte programe, după cum este cazul). Consultați Capitolul 4, „Building Easy-to-Manage, Robust Documents” (Construirea de documente robuste, simplu de gestionat) și capitolul 12 „Planning Your Documents” (Planificarea documentelor), pentru mai multe informații despre crearea unor documente Word pline de viață și cu un aspect excelent.
Ca regulă de bază, vă sugerez utilizarea PowerPoint ca punct de pornire pentru document, atunci când răspunsul este afirmativ la cel puțin una dintre aceste întrebări.

1. Va fi livrat documentul ca prezentare pe ecran?
2. Este necesar să utilizați coordonatoare de diapozitive și cu un alt scop în afară de ceea ce se face cu stilurile de paragraf și nivelul antet/subsol într-un document Word?
3. Este necesar să utilizați aspectele de diapozitive pentru orice tip de aspect de pagină care nu poate fi obținut prin formatarea paragrafelor sau prin tabelele într-un document Word?

Odată ce ați stabilit că documentul aparține programului PowerPoint, aveți în vedere următoarele.

• Cu puține excepții, dacă diapozitivul utilizat nu se încadrează în aspectul de care aveți nevoie, nu utilizați aspectul. Fie particularizați un aspect, fie, pentru aspecte de unică folosință, utilizați aspectele de diapozitive Necompletat sau Doar titlu și faceți ce doriți.

Însă, aspectele se află aici cu un scop și că pot reduce semnificativ efortul creării. În plus, o prezentare plină de diapozitive care nu utilizează aspecte cu substituenți va fi cu siguranță dificil de realizat, în cel mai bun caz; deci, vă rugăm să nu interpretați greșit paragraful cu marcatori precedent care vă sfătuiește să ignorați aspectele.

• Utilizați elemente gata pregătite pentru teme, care includ culori, fonturi și fundaluri de diapozitive, în cazul în care nu doriți în mod intenționat ca o anumită formatare să rămână și după schimbarea temei.
• Utilizați coordonatoarele de diapozitive. Dacă trebuie să plasați același element pe mai multe diapozitive, întrebați-vă dacă nu este posibilă utilizarea unui coordonator (sau, în PowerPoint 2007, a unui aspect de diapozitiv) pentru a realiza ceea ce vă este necesar într-un singur pas, nu în mai mulți.
• Utilizați instrumentele Aliniere, Distribuireși Ordine (la care se fac referiri în Capitolul 18) pentru a poziționa conținutul într-un mod precis. Deplasarea fină și alegerea la nimereală combat scopul utilizării PowerPoint și nu vă vor oferi niciodată cele mai bune rezultate. Când utilizați instrumentele de desen disponibile, conținutul va fi poziționat perfect extrem de rapid.
• Acordați o atenție mare dimensiunii fișierului. PowerPoint furnizează caracteristici care ajută la micșorarea dimensiunii fișierului chiar și atunci când aveți nevoie de o multitudine de ilustrații în prezentare, cum ar fi capacitatea de a comprima imaginile sau de a lipi imagini într-o varietate de formate (utilizând Lipire specială). Una dintre cele mai obișnuite cauze ale deteriorării documentelor PowerPoint este dimensiunea foarte mare a fișierului. Consultați Capitolul 7, „Managing Graphics” (Gestionarea ilustrațiilor), pentru informații despre utilizarea Microsoft Windows Paint sau Microsoft Office Picture Manager pentru a efectua conversia imaginilor la alte formate pentru a reduce dimensiunea fișierului fără a pierde din calitate. De asemenea, consultați Capitolul 18 pentru informații despre lucrul cu imaginile în PowerPoint.
• Dacă vi se pare că este foarte mult de lucru pentru o activitate, opriți-vă. Luați o pauză pentru a vă gândi dacă există o modalitate de a simplifica lucrul, pentru că, probabil, există. De asemenea, datorită faptului că simplificarea înseamnă utilizarea instrumentului corect pentru acea activitate, este foarte posibil ca rezultatele să fie îmbunătățite.

De exemplu, acordați atenție acțiunilor de AutoCorecție (cum ar fi încadrarea automată a textului într-un substituent) și setați valorile implicite la rezultatul pe care îl doriți cel mai des (cum ar fi dezactivarea Potrivirii automate pentru corpul de text). Aveți multe opțiuni pentru a lucra eficient cu Potrivirea automată, deci, nu continuați să vă luptați cu aceasta, pentru că nu veți câștiga. Pentru ajutor cu acest exemplu, consultați sfatul de depanare care se găsește în continuarea acestui capitol, intitulat „Ce pot face pentru a opri modificarea automată a dimensiunii fontului?” (Ce pot face pentru a opri modificarea automată a dimensiunii fontului?)

Dacă sunteți de părere că lista precedentă nu vă prea ajută în cazul în care nu știți dacă utilizați caracteristicile recomandate în mod eficient, aveți perfectă dreptate. Însă, informațiile de care aveți nevoie pentru a răspunde la acele întrebări se află în totalitate aici, deci, continuați lectura.

Configurarea eficientă a documentelor

Este un lucru obișnuit să uitați că o prezentare PowerPoint este un document, însă așa este. Deci, înțelegerea elementelor care apar în pagină și a modului cum poate apărea un element dat în diferite circumstanțe (cum ar fi pe un ecran sau la imprimare), vă poate simplifica în mare măsură munca.
În această secțiune, vom vedea modul în care aspectul paginii și configurarea paginii pot afecta prezentarea.

Controlați aspectul. Nu îl lăsați să vă controleze el

Acest titlu se referă la modul în care se comportă substituenții în aspectele de diapozitive. Ideea din spatele substituenților (cum ar fi substituenții pentru titlu și subtitlu de pe un diapozitiv titlu) este să furnizeze dimensiunea și poziționarea (și în unele cazuri, formatarea) pentru conținutul diapozitivului, pentru ca tot ce trebuie să faceți să fie plasați conținutul în locul său.
Problema care apare este aceea că utilizatorii utilizează adesea aspecte de diapozitive care nu se încadrează cu adevărat în conținutul sau aspectul necesar și ajustează dimensiunea sau formatarea substituenților pe diapozitive individuale. Desigur, întregul scop al substituenților este să vă permită să păstrați un aspect și o formatare coerente. Deci, atunci când aspectul este reinițializat, sunt pierdute toate particularizările, cum ar fi dimensiunea și poziționarea obiectelor și formatarea textului.
Lucrul cu substituenți este mult mai simplu în versiunea 2007, din moment ce acum este posibilă particularizarea aspectelor de diapozitive și crearea unora proprii pentru a obține exact dimensiunea și poziția de care aveți nevoie în cazul fiecărui substituent. Lucrul important este să utilizați capacitatea furnizată și să faceți pasul suplimentar de a pătrunde în aspectul diapozitivului pentru a efectua modificarea, în loc să efectuați modificarea pentru fiecare diapozitiv în parte. Învățați când să particularizați aspectul coordonator și când pe cel individual și cum să particularizați aspectele, în secțiunea din acest capitol, intitulată „Working with Masters, Layouts, and Designs” (Lucrul cu coordonatoare, aspecte și proiecte).
Desigur, există și excepții în ceea ce privește elementele ce se pot configura într-un aspect de diapozitiv sau în coordonatorul de diapozitive. Când este necesară formatarea particularizată, cum ar fi formatarea directă a fontului câtorva cuvinte într-un substituent de text sau a unei borduri din jurul unui substituent de conținut, cum poate fi evitată pierderea acelor particularizări? Mai demult, răspunsul era că trebuia evitată reaplicarea aspectului, acum însă acesta nu mai este valabil.
Atunci când este necesar să reinițializați poziția unui substituent pe un diapozitiv, aveți posibilitatea să utilizați fie noua opțiune Reinițializare, fie să reaplicați aspectul activ din galeria Aspect. Reinițializarea se comportă în modul în care se comporta reaplicarea unui aspect, adică toate particularizările sunt pierdute și diapozitivul este reinițializat pentru a utiliza doar poziționarea și formatarea care apar pe aspectul de diapozitiv. În schimb, dacă selectați din nou aspectul activ (doar faceți clic pe imaginea micșorată pentru aspectul necesar în galeria Aspect), substituenții vor reveni la dimensiunea și poziția prestabilită și întreaga formatare rămâne particularizată. Opțiunea Reinițializare și galeria Aspect pot fi găsite în grupul Diapozitive de pe fila Pornire sau atunci când faceți clic cu butonul din dreapta pe un diapozitiv sau pe o imagine micșorată în panoul Diapozitiv.
Deci, ce se întâmplă când aveți nevoie ca textul sau obiectele să aibă o dimensiune sau o poziție particularizată pe un singur diapozitiv? Nu mutați sau redimensionați substituenții pe diapozitivele individuale, ci utilizați obiecte particularizate.

• Când inserați o casetă de text (fie o casetă tradițională de text, fie o casetă de text WordArt) din fila Inserare, în loc să utilizați un substituent existent de text sau de conținut, obțineți un obiect particularizat care nu este afectat de modificările din aspectul diapozitivului. Aveți în vedere, însă, că în casetele particularizate de text nu există formatarea prestabilită în substituenți (cum ar fi mai multe niveluri de text cu marcatori), deci sunteți pe cont propriu când este vorba de formatarea textului particularizat.
• Când plasați alte tipuri de obiecte (cum ar fi o imagine, un tabel, o nomogramă sau o diagramă) din fila Inserare pe un diapozitiv care are un substituent necompletat proiectat pentru acel tip de conținut, obiectul nou va fi plasat automat în acel substituent necompletat și va fi redimensionat în funcție de acesta. (Dacă diapozitivul conține substituenți similari, însă aceștia au deja conținut, utilizarea filei Inserare pentru inserarea unui obiect va insera obiectul particularizat necesar fără a-l atașa unui substituent.)
• Desigur, când aveți nevoie de un obiect particularizat, scopul nu este să îl atașați unui substituent pentru a nu fi afectat de modificarea, reaplicarea și reinițializarea aspectului. Deci, atunci când aveți nevoie ca obiectele să fie independente de substituenți, cea mai simplă metodă este, de obicei, să utilizați aspectul Necompletat sau Doar titlu, după cum s-a menționat anterior. Însă, dacă aveți nevoie de un obiect particularizat pe un diapozitiv, există o soluție simplă, descrisă în continuare.

Inserați obiectul în substituentul necompletat. Apoi, selectați și decupați obiectul (CTRL+X), apoi lipiți-l (CTRL+V). Obiectul va fi lipit înapoi pe diapozitiv, însă va fi situat deasupra substituentului, nu va utiliza substituentul. Dacă mutați obiectul lipit, veți vedea că va rămâne substituentul necompletat.

Depanare: Ce pot face pentru a opri modificarea automată a dimensiunii fontului?

Opțiunile AutoFormatare la tastare care potrivesc automat textul corp sau titlu în substituenți sunt activate în mod implicit. Însă, când Potrivirea automată intră în acțiune, în afara colțului din stânga jos a casetei de text apare o Etichetă inteligentă în care se poate dezactiva acțiunea. Faceți clic pe săgeată pentru a extinde opțiunile Etichetei inteligente și veți vedea ceva asemănător imaginii următoare.

Opțiunile care se pot vedea în Eticheta inteligentă AutoCorecție depind de tipul substituentului, de aspectul diapozitivului și de setările de AutoCorecție. Opțiunile de divizare a textului între diapozitive, de continuare pe un diapozitiv nou sau de setare a substituentului pe două coloane sunt disponibile doar în aspectele predefinite cu un singur substituent de corp (cum ar fi Titlu și conținut), însă sunt disponibile chiar dacă ați activat sau nu Potrivirea automată pentru corpul de text.
Aveți posibilitatea să dezactivați Potrivirea automată din această Etichetă inteligentă sau să alegeți o altă acțiune adecvată, doar pentru substituentul individual. Sau faceți clic pe Opțiuni Autocorecție control, apoi pe AutoFormatare La tastare pentru o listă cu opțiuni, care include (în partea de jos a listei) opțiunile de Potrivire automată a titlului și corpului de text în substituenți. De asemenea, aveți posibilitatea să accesați caseta de dialog Opțiuni AutoCorecție de pe fila Verificare a casetei de dialog Opțiuni PowerPoint.
Odată dezactivată Potrivirea automată pentru titlu sau corp de text, Etichetele inteligente de Potrivire automată pentru substituenți aplicabili nu vor mai conține opțiunile de Potrivire automată a textului în substituent sau vor înceta să potrivească textul în substituent. Însă, se vor mai vedea Etichetele inteligente care asigură accesul la caseta de dialog Opțiuni AutoCorecție.
Este indicat să mențineți activate aceste setări și să utilizați Etichetele inteligente pentru a dezactiva setarea acolo unde este necesar. Chiar dacă nu doriți ca Potrivirea automată să modifice dimensiunea fontului, observarea modificărilor efectuate de Potrivirea automată este un semn evident că diapozitivul conține prea mult text sau are nevoie de un alt tip de aspect.

Considerente despre inițializarea paginii

Pe fila Proiect, în grupul Inițializare pagină, aveți acces la caseta de dialog familiară Inițializare pagină și, de asemenea, acces rapid la modificarea orientării paginii între portret și peisaj.
Ca în cazul versiunilor anterioare, nu pot exista și diapozitive portret și diapozitive peisaj în aceeași prezentare. Însă, în cazul diapozitivelor cu text din prezentările de imprimat, aveți posibilitatea să creați aspecte particularizate cu text rotit (și să rearanjați alți substituenți, cum ar subsolul și numărul paginii) pentru a aproxima aspectul paginilor cu orientare opusă. Sau, în cazul prezentărilor pe ecran, legați diapozitive între prezentări pentru ca în expunerea de pe ecran să apară atât diapozitive peisaj, cât și diapozitive portret. Consultați sfatul de Depanare din această secțiune pentru ajutor cu privire la legarea diapozitivelor între prezentări.
În caseta de dialog Inițializare pagină, veți observa două opțiuni noi prestabilite (arătate în imaginea următoare), ambele destinate expunerilor pe ecran lat. Dimensiunea implicită a diapozitivului este o Expunere pe ecran standard (raport de 4:3).

Când formatați prezentările pentru imprimare, acordați o atenție specială măsurilor lățimii și înălțimii din această casetă de dialog, afișată mai jos.

Observați că atunci când este setată la o foaie de dimensiunea unei scrisori (8,5 x 11 inchi), lățimea și înălțimea paginii sunt fiecare cu un inch cm mai mici decât dimensiunea afișată a diapozitivului. Diferența dintre setările lățimii și înălțimii în comparație cu setarea dimensiunii diapozitivului are loc indiferent de dimensiunea selectată. PowerPoint construiește marginile în dimensiunea paginii, deci ceea ce se vede pe ecran nu include marginile paginii.
Acest lucru este important dacă utilizați PowerPoint pentru un document care va fi livrat în varianta imprimată, pentru că ceea ce se vede pe ecran nu este dimensiunea reală a hârtiei. Într-o oarecare măsură, acesta este un lucru util, pentru că dacă aveți obiecte care se extind până în marginea unui diapozitiv, acestea vor fi totuși imprimate de imprimante care nu permit depășiri. Însă, atunci când trebuie să imprimați ceva ce depășește marginea sau când trebuie să utilizați dimensiunea întreagă a hârtiei, aveți două opțiuni.

• În caseta de dialog Inițializare pagină, modificați setările Înălțime și Lățime la dimensiunea de hârtie necesară. De exemplu, pentru un peisaj, pe o pagină de dimensiunea unei scrisori, tastați 11 ca setare de Lățime și 8,5 pentru setarea de Înălțime. (Dacă unitatea de măsură implicită este alta decât inchi, ajustați măsurile precedente în concordanță cu aceasta.) Când procedați astfel, setarea Diapozitiv dimensionat pentru se va schimba în Particularizare.
• Altfel, dacă doar doriți să utilizați mai mult din pagină când imprimați, dar doriți să păstrați setarea standard a dimensiunii diapozitivului pentru utilizarea pe ecran, în Examinare înaintea imprimării, faceți clic pe Opțiuni, apoi pe Scalare pentru a se potrivi pe hârtie.

În mod obișnuit, nu este necesar să utilizați aceste două opțiuni împreună. Dacă modificați dimensiunea diapozitivului la dimensiunea întreagă a hârtiei și plasați obiecte care se extind peste marginea diapozitivului, dar Examinarea înaintea imprimării încă nu afișează diapozitivul care se extinde peste margine, motivul cel mai probabil poate fi că imprimanta activă nu permite o astfel de imprimare din PowerPoint sau că ar trebui modificate setările imprimantei pentru a imprima depășiri de margine. Aveți totuși posibilitatea să schimbați oricând imprimanta activă cu o imprimantă virtuală (cum ar fi Trimitere la OneNote 2007 sau Adobe Acrobat (PDF)) pentru a examina diapozitivul cu depășiri.
 Notă   Pentru a accesa Examinare înaintea imprimării, faceți clic pe butonul Microsoft Office, apoi indicați spre Imprimare. (Rețineți că aveți posibilitatea să faceți clic cu butonul din dreapta pe Examinare înaintea imprimării pentru opțiunea de adăugare a acesteia la Bara de instrumente Acces rapid.) De asemenea, aveți posibilitatea să faceți clic pe butonul Examinare din caseta de dialog Imprimare pentru accesarea Examinării înaintea imprimării, care este o modalitate bună de examinare a tuturor modificărilor efectuate asupra setărilor imprimantei. Pentru modificarea setărilor imprimantei active, în caseta de dialog Imprimare, lângă numele imprimantei active, faceți clic pe Proprietăți. Proprietățile imprimantei depind de driverul imprimantei și nu fac parte din programele Microsoft Office.

Depanare: Trebuie să afișez diapozitive portret și peisaj în aceeași prezentare

După cum s-a discutat în această secțiune, toate diapozitivele dintr-o singură prezentare trebuie să utilizeze fie orientarea portret, fie cea peisaj. Deci, ce faceți când aveți nevoie de diapozitive portret într-o prezentare cu peisaje pe ecran? Utilizați hyperlinkuri pentru a efectua aceasta într-o clipă.
Fiecare diapozitiv dintr-o prezentare se comportă ca un marcaj în interiorul acelui fișier. Deci aveți posibilitatea să aplicați ușor un hyperlink dintr-un diapozitiv în prezentarea peisaj la diapozitivul dorit din prezentarea portret. Apoi, adăugați un hyperlink în prezentarea cu portrete pentru a reveni la diapozitivul corect în prezentarea cu peisaje.
Hyperlinkurile în PowerPoint pot fi aplicate oricărui obiect; deci aveți posibilitatea să aplicați hyperlinkul unui obiect existent pe diapozitiv sau să inserați o formă pentru a fi utilizată pentru link. (Rețineți că, dacă nu doriți ca forma utilizată pentru link să apară pe ecran în timpul expunerii, aveți posibilitatea să setați atât umplerea formei cât și conturul la Fără. În acest caz, aveți grijă să vă amintiți unde se găsește forma atunci când trebuie să faceți clic pe ea în timpul expunerii. Nu faceți clic pe link până când nu vedeți că punctul de inserare se schimbă în pictograma mână care indică faptul că vă aflați deasupra unui hyperlink. Dacă faceți clic pe un diapozitiv într-o prezentare de diapozitive atunci când vedeți că punctul de inserare implicit în formă de săgeată fișierul activ avansează spre diapozitivul următor.)
Pentru adăugarea unui hyperlink la un diapozitiv dintr-o altă prezentare, selectați numai obiectul căruia doriți să îi aplicați linkul, apoi, pe fila Inserare, în grupul Legături, faceți clic pe Hyperlink. În caseta de dialog Inserare hyperlink (afișată aici), selectați Fișier sau pagină Web care există în opțiunile Legare la, apoi utilizați opțiunile Privire în pentru a găsi fișierul la care doriți să efectuați legătura.

Pentru a efectua o legătură la un anumit diapozitiv din acel fișier, faceți clic pe Marcaj în document. Fiecare titlu de diapozitiv din prezentarea selectată este listat în caseta de dialog Marcaje în document. Observați că, odată ce ați selectat un marcaj în document, acesta apare după semnul diez în bara Adresă din această casetă de dialog, după cum este evidențiat în imaginea precedentă. Apoi, în prezentarea portret, pur și simplu adăugați un alt hyperlink la diapozitivul următor de care aveți nevoie în prezentarea principală.
Altfel, dacă aveți nevoie ca diapozitivele cu text dintr-o prezentare de imprimat să aibă o orientare opusă, utilizați aspectele diapozitivelor cu obiecte text rotit, pentru a fi posibilă crearea tuturor diapozitivelor în același document.