Organigrame de la A la Z

Despre acest curs

Acest curs include:

Trei lecţii în ritm propriu şi trei sesiuni de exerciţii pentru experienţă practică.
Un test scurt la sfârşitul fiecărei lecţii; testele nu sunt notate.
O Cartelă referinţe rapide pe care aveţi posibilitatea să o separaţi din curs.

Obiective

După terminarea acestui curs veţi şti:

Să construiţi o organigramă ierarhică şi să o umpleţi cu nume.
Să utilizaţi aspecte verticale şi orizontale pentru scanare optimă.
Să adăugaţi organigramei un cod de culoare după niveluri şi să adăugaţi stiluri profesionale.
Să utilizaţi Forme automate şi conectori pentru a adapta organigrama la necesităţile organizaţiei.

Dacă trebuie să includeţi o organigramă într-o expunere diapozitive, creaţi organigrama direct în PowerPoint. Organigrama ideală PowerPoint este una cu o structură simplă: cu un număr mic de persoane la fiecare nivel. Aveţi, de asemenea, posibilitatea să prezentaţi organizaţia pe porţiuni, amplasând organigrame pe diapozitive separate.
Un avantaj al creării organigramei în PowerPoint este acela că organigrama utilizează schema de culori a diapozitivului în care se află, iar culorile se actualizează automat atunci când utilizaţi o schemă diferită.
Acest curs vă ghidează în construirea unei organigrame, în aplicarea stilurilor şi în modificarea structurii ei. Pentru mai multe detalii, citiţi această pagină în întregime. Apoi, faceţi clic pe butonul Următorul pentru a începe prima lecţie.

Notă Dacă organigrama va fi mare, cu un aspect complex, este recomandată crearea acesteia în Microsoft Visio®, un instrument mai puternic de creare a organigramelor, apoi utilizarea acesteia în PowerPoint. Pentru mai multe detalii, consultaţi Cartela de referinţe rapide de la sfârşitul acestui curs.

Există mai multe căi de acces spre galeria de nomograme. Vă prezentăm aici una dintre aceste căi și cum să inserați o organigramă într-un diapozitiv:

Faceți clic pe butonul Inserare nomogramă sau organigramă, de pe bara de instrumente Desenare.

Faceți dublu clic pe imaginea redusă a organigramei, în galerie, și aceasta va fi inserată.

Aşa cum „toate drumurile duc la Roma”, tot aşa PowerPoint are mai multe drumuri spre galeria unde sunt amplasate organigramele. Urmăriţi un mic buton nomogramă, în diferite amplasări:

Pe bara de instrumente Desenare, ca în imaginea din stânga.
Într-o zonă de aspecte diapozitiv.
Şi în meniul Inserare, alături de comanda Nomogramă.

Atunci când sunteţi gata să învăţaţi mai multe despre construirea unei nomograme, faceţi clic pe Următorul, pentru a continua parcurgerea acestei lecţii.

Lider: toate organigramele încep cu un șef.

Ramificațiile Asistent de sub persoana la care se raportează și deasupra subordonaților liderului.

Subordonații se raportează unui superior. Coechipierii se aliniază unul lângă altul.

Punctele mici și gri arată că forma este selectată și că acesteia i se poate adăuga o formă înrudită.

Organigramele din PowerPoint sunt produse pentru a afișa persoane și poziția relativă a acestora într-o firmă. Organigrama implicită este inserată cu doar câteva forme: una în vârf, pentru lider și trei dedesubt pentru lucrătorii de la nivelul următor. Construiți plecând de la aceasta, utilizând trei tipuri:

Asistenți

Aceste forme sunt afișate sub persoana la care se raportează și deasupra subordonaților acelei persoane.

Subordonați

Aceștia sunt inserați direct sub persoana la care se raportează și se ramifică pe orizontală sau verticală (la alegere) pentru forme multiple.

Coechipieri

Aceștia sunt aliniați lângă formele de la același nivel de raportare. Aceștia pot fi adăugați ca subordonați ai aceluiași lider.

Fig. 1 Pentru a adăuga o formă Asistent în organigramă:

Faceți clic pe forma căreia doriți să-i adăugați forma Asistent. Selecția este afișată ca o bordură gri punctată.

Faceți clic pe Asistent în meniul Inserare formă, pe bara de instrumente. (Observați că nu este disponibil Coechipier pentru această formă, deoarece nu aveți posibilitatea să adăugați automat o a doua persoană în vârf.)

Fig. 2 Forma Asistent, după ce a fost adăugată.

Adăugarea formelor noi (ceea ce înseamnă, poziții pentru persoanele din organizație) în organigramă, cu ajutorul barei de instrumente Organigramă, care este afișată de câte ori este selectată organigrama.
Pentru a adăuga o formă nouă în organigramă, faceți clic pe forma de care doriți să legați noua formă, apoi faceți clic pe un tip: Subordonat, Coechipier sau Asistent, din bara de instrumente (vedeți Figurile 1 și 2).

Comenzi rapide

O metodă rapidă pentru adăugarea Subordonaților este să faceți clic pe butonul Inserare formă, pe bara de instrumente. O formă Subordonat se adaugă sub forma selectată și evitați astfel pasul selectării Subordonat din meniu.
Faceți clic cu butonul din dreapta pe o formă și vă vor fi furnizate toate tipurile înrudite de forme, în meniul de comenzi rapide.

Bordură gri punctată

Punctele gri din jurul unei forme indică faptul că forma, în opoziție cu textul din formă, este selectată. Trebuie să aveți acest tip de selectare pentru:

Ștergerea unei forme.
Trecerea prin forme, cu ajutorul tastei TAB.
Selectarea mai multor forme (apăsați Ctrl în timp ce faceți clic pe forme).
Copierea stilurilor dintr-o formă în alta, utilizând butonul Descriptor de formate
Obținerea de opțiuni pentru organigramă din meniul de comenzi rapide, atunci când faceți clic cu butonul din dreapta pe o formă.

Pentru a adăuga text, faceți clic în formă (va apărea o bordură hașurată în jurul formei) și tastați.

Pentru a adăuga un nume și alt text, faceți clic în interiorul formei și tastați. Apăsați ENTER pentru a așeza textul pe o linie nouă, în interiorul formei.

Bordura hașurată

Atunci când adăugați text, selecția formei se transformă într-o bordură hașurată (vedeți imaginea din stânga). Este important de observat acest lucru, deoarece trebuie să aveți acest tip de selectare (în opoziție cu bordura gri punctată) pentru a face lucruri specifice cu textul, cum ar fi să-l editați sau să-l copiați, dacă doriți să-l lipiți în alt loc.
Nu trebuie să aveți acest tip de bordură pentru anumite activități care implică forme, cum ar fi trecerea printre ele cu tasta TAB. De exemplu, dacă există o bordură hașurată în jurul formei și apăsați TAB, textul din formă este indentat.

Redare

Derulare înapoi

Faceți clic pe Redare pentru a vedea felul în care formele sunt redimensionate în interiorul pânzei. Zona pânzei este evidențiată, apoi formele sunt adăugate, iar organigrama este redimensionată pentru a se potrivi în interiorul pânzei, micșorând formele și textul.

Schimbând un pic punctul de atenție, analizați timp de un minut zona și bordura din jurul organigramei. Aceasta este pânza, o zonă de desenare rezervată construirii organigramei. Acesta este spațiul în interiorul căruia trebuie să stea organigrama, pentru ca să se regleze corespunzător de fiecare dată când îi adăugați o formă.
Efectul va fi acela că vedeți formele și textul micșorându-se pe măsură ce adăugați mai multe forme organigramei. Mai târziu veți ști să reglați dimensiunea organigramei prin scalare și prin utilizarea butonului Potrivire text, de pe bara de instrumente Organigramă.

Dacă textul s-a micșorat prea mult după introducerea formelor, utilizați butonul Potrivire text pentru a mări dimensiunea fontului.

În timp ce construiți organigrama, este posibil ca textul să se micșoreze în interiorul formelor. Butonul Potrivire text vă ajută să remediați această problemă.
Cu organigrama selectată, faceți clic pe acest buton pe bara de instrumente Organigramă, iar dimensiunea fontului va fi mărită cu un punct sau două, în funcție de spațiul disponibil din forme. Uneori, aceasta este singura reglare de care aveți nevoie.
Dacă doriți ca textul să fie mai mare decât l-a făcut Potrivire text, aveți întotdeauna posibilitatea să utilizați caseta de dialog Font (meniul Formatare) pentru a selecta dimensiunea fontului. Însă, pentru început, măriți un pic formele. Faceți acest lucru prin scalare (vedeți secțiunea următoare).
Notă Potrivire text poate avea, de asemenea, posibilitatea de a micșora textul. De exemplu, dacă un text nu se potrivește într-o formă, Potrivire text va micșora tot textul în funcție de cât de mic trebuie să fie textul în acea formă. În acest caz, este recomandată mărirea organigramei prin scalare înainte de a utiliza Potrivire text.

O organigramă scalată prin tragerea în jos a unui ghidaj de dimensionare. Formele fiind mărite, există acum mai mult spațiu pentru a mări fontul.

În timp ce glisați, indicatorul devine o cruce.

Schițele punctate afișează felul în care organigrama este mărită.

Dacă doriți ca formele din organigramă să fie mai mari sau mai mici, scalați organigrama.
Pentru a scala: indicați spre unul dintre ghidajele albe de dimensionare de pe bordura pânzei, căutați un indicator săgeată cu două capete și glisați bordura spre interior sau spre exterior. În timp ce glisați, indicatorul devine o cruce.
Pentru a redimensiona organigrama într-o sigură latură sau de la un singur colț, pur și simplu glisați ghidajul de dimensionare. Pentru a redimensiona organigrama din laturi opuse sau din toate colțurile, apăsați CTRL în timp ce glisați.
Dacă ați făcut clic într-un punct anterior pe Potrivire text pentru a mări dimensiunea fontului în organigramă, apoi ați mărit organigrama prin scalare, atunci făcând clic din nou pe Potrivire text aveți posibilitatea să măriți și mai mult fontul.
Pentru a muta organigrama Pur și simplu glisați-o de la bordură, utilizând indicatorul săgeată cu patru capete . Întâi trebuie să faceți clic pe organigramă pentru a o selecta.

Instrucțiunile pentru activitatea practică apar într-o fereastră separată alături de PowerPoint.

Activitate practică în PowerPoint

Aveți probleme cu sesiunile de activitate practică?

Consultați sfaturile noastre de depanare

În această sesiune de activitate practică, veți utiliza o listă de nume pentru a crea o organigramă pentru angajații de la Margie's Travel.

Despre sesiunea de activitate practică

Când faceți clic pe Activitate practică în PowerPoint, pe computer se va descărca o prezentare pentru practică, se va deschide PowerPoint, iar alături va apărea o fereastră separată cu instrucțiuni privind activitatea practică (a se vedea imaginea). Notă Trebuie să aveți PowerPoint 2003 instalat pe computer.

Sfaturi

Dacă instrucțiunile pentru activitatea practică nu sunt vizibile sau dispar atunci când faceți clic în PowerPoint, faceți clic pe butonul din bara de activitate Ajutor PowerPoint, apoi pe butonul Împărțire automată din colțul de stânga sus al instrucțiunilor..
Dacă instrucțiunile pentru activitatea practică acoperă PowerPoint, faceți clic pe butonul Împărțire automată din colțul de stânga sus al instrucțiunilor.

Înainte de a începe

Închideți PowerPoint dacă el este deja în curs de executare.

Porniți activitatea practică

Faceți clic acum pe butonul Activitate practică cu PowerPoint.
Dimensiune descărcare: 33 KO (<1 min la 56 Kbps)

Culorile formei variază, pentru a ordona diferitele niveluri de funcții din organigramă, iar pentru lizibilitate, este utilizat un amestec de stiluri de ramificare (rândul Director este orizontal; rândurile Subordonați sunt verticale).

Două lucruri care ajută la scanarea organigramei sunt aspectul şi proiectul acesteia.
Aspectul se referă la felul în care sunt ramificate formele în organigramă; mai exact, dacă sunt aliniate în rânduri, dacă sunt aranjate vertical sau ambele.
Proiectul se referă la culoarea şi stilurile utilizate pentru forme şi conectori. Culoarea este o modalitate de distingere a poziţiilor sau a nivelurilor din organigramă între ele. Elementele de stil, cum ar fi muchia tridimensională sau umbrele, fac ca organigrama să arate profesionist şi să aibă aspect finisat (atunci când nu sunt excesiv utilizate).
Continuaţi lectura acestei lecţii făcând clic pe butonul Următorul.

Toate nivelurile din organigramă au o ramificare Standard, care este mai mult orizontală și subliniază nivelurile organigramei.

Ramurile de jos ale acestei organigrame utilizează aspectele Agățat în stânga și Agățat în dreapta, care dau o imagine mai variată, lucrează mai bine în spațiu și evidențiază mai degrabă grupuri individuale subordonate decât niveluri subordonate.

O structură de organigramă strict „orizontală” tinde să evidențieze nivelurile din organigramă în rânduri clare; un inconvenient ar fi acela că este posibil să nu vă ajungă spațiul, de la stânga la dreapta.
Dacă vă doriți variație și aveți nevoie să optimizați spațiul, faceți ca o serie de niveluri din organigramă să se distribuie pe verticală.
Pentru aceasta, faceți clic pe poziția deasupra formelor pe care doriți să le reramificați, apoi mergeți la meniul Aspect de pe bara de instrumente Organigramă. Alegeți o opțiune de aici, cum ar fi Agățat în stânga sau Agățat în dreapta. Reramificarea va afecta numai grupul selectat.
Structura implicită este Standard, care aplică structura pe orizontală.

Galerie de stiluri de organigramă.

Butonul Autoformatare deschide galeria stilurilor de organigramă.

Un eșantion de stil disponibil în galerie.

Pentru a realiza un „tratament de culoare” și a proiecta formele dintr-o organigramă, căutați un model atât de viu colorat sau de ornamentat pe cât doriți.

O metodă rapidă: utilizați Galerie stiluri.
O metodă de ornamentare (și probabil mai amuzantă): Proiectați totul singur, ajutându-vă de schema de culori curentă a diapozitivului.

Galerie de stiluri

Un stil din galerie umple complet organigrama, codificând cu o culoare după niveluri din organigramă și proiectând formele cu efecte tridimensionale, colțare, contururi, degradeuri și altele. Stilurile din galerie reprezintă un grup de șabloane din care alegeți și pe care le aplicați (vedeți imaginea din stânga).
Este posibil să particularizați un stil după ce l-ați aplicat? Aveți posibilitatea să modificați formatarea fontului, însă nu este posibil să schimbați culoarea de umplere sau stilurile de linie. Observați, de asemenea: oricare dintre formele noi pe care le adăugați vor căpăta codificarea de culoare a stilului (de exemplu, dacă Asistenți are culoarea roz, toți noii Asistenți vor fi roz.) Acesta poate fi un avantaj, dacă asta este ceea ce urmăriți. Dacă doriți mai mult control, este un dezavantaj.
Pentru a deschide Galerie stiluri, faceți clic pe butonul Autoformatare, de pe bara de instrumente Organigramă.

Culoare de umplere: plin sau un model, textură, gradient sau fotografie. Aceasta se aplică la o formă sau la fundalul organigramei.

Culoare linie: include modele care utilizează două culori.

Culoare font.

Stil linie: fixează grosimea bordurilor și a conectorilor.

Stil linie întreruptă: se aplică la o linie întreruptă sau plină. Utilizat pentru borduri sau pentru conectori.

În loc să aplicați un stil complet din galerie, proiectați selectând nivelurile din organigramă și modificând culoarea de umplere, culoarea liniei, culoarea fontului și stilul de linie, utilizând bara de instrumente Desenare (vedeți imaginea din stânga). Toate aceste butoane afișează schema de culori curentă a diapozitivului, ca alegeri implicite; nu este obligatoriu să rămâneți la acea schemă, însă, culorile din acea schemă de culori se actualizează automat atunci când aplicați o schemă diferită; alte culori vor rămâne nemodificate.
Important Dacă doriți să faceți editări avansate în organigramă (cum ar fi adăugarea Formelor automate și modificarea conectorilor, toate prezentate în Lecția 3), este recomandat stilul manual pentru proiectarea organigramei.

Selectare în grupuri

În sesiunea de activitate practică a primei lecții, ați aruncat o privire asupra opțiunilor de selectat pentru ramură sau grup. Acestea se află în meniul Selectare, pe bara de instrumente Organigramă. Utilizați-le pentru a aplica un stil unui grup din organigramă, în același timp. De exemplu, selectați toți Asistenții sau toți Subordonații de la un anumit nivel, pentru a aplica tuturor același stil. Aveți posibilitatea să grupați după:

Nivel
Ramură
Toți asistenții
Toți conectorii

Vă amintiți, probabil, din exercițiile anterioare, că pentru a selecta toate formele organigramei în scopul modificării fontului, ați făcut clic pe forma din vârf, Margareta, apoi ați ales Ramură din meniu pentru a selecta fiecare formă de sub Margareta.

Instrucțiunile pentru activitatea practică apar într-o fereastră separată alături de PowerPoint.

Activitate practică în

PowerPoint

Aveți probleme cu sesiunile de activitate practică?

Consultați sfaturile noastre de depanare

Modificați aspectul pentru o secțiune din organigrama pentru Margie's Travel în vertical și utilizați atât Galerie stiluri, cât și stil manual pentru a evidenția Asistenții din organigramă.